以实现敏捷管理为目标的办公自动化系统建设

鍪　鍪　公自动化系统英文名称为“ＯＦＦＩＣＥ　ＡＵ一　／Ｊ。ＴＯＭＡＴＩＯＮ”，因此又简称ＯＡ系统，是　指利用先进的科学技术，尽可能充分地利用信　息资源。企业运用办公的自动化处理系统，有　茜瞄豳啊腰　“　’’有　文　利于促进企业内部的沟通与合作，加速信息交　流与转换，推进知识管理体系建设，实现敏捷　管理的目标；有利于提高工作效率和质量，辅　助决策，求取更好的经济效益。　办公自动化应用范围的发展　自１９８５年以来，我国制定了办公自动化　建设与发展的国家规划，政府各部门开始了大　规模的信息技术的引进和信息系统的建设的　进程。１９９６年，国务院信息化工作领导小组　开始制定《国家信息化“九五”规划和２０１０年　发展纲要》，显示了我国为在下个世纪初的全　球信息化浪潮的发展中走在前列而为之奋斗　的决心。但由于办公自动化技术的不断发展、　办公自动化新产品不断的出现，办公自动化系统建设　办公自动化的　内涵也不断地丰富和发展。最早的办公自动　化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备　的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行　以实现敏捷管理为目标的　文书存贮、排版及输出工作，用电脑进行人事、　财务等进行管理。现代的办公自动化系统观　朱　点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门　伟　之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处　国　理、活动的协调，从而达到整体目标的过程。　洪都集团公司创建于１９５１年，经过５Ｏ多　夸　≯暂　嗨　餐誊　年的发展壮大，迄今已经发展成为集科研、生　《《　珏　＃　苷《｝“　｛　．　《ｌ　害　．｛《　。　＃　督｛　龟　ｊ缸　羲ｊ　¨　产和经营为一体的大型企业集团。以洪都集　团公司为核心企业的洪都集团下辖１８个全资　或控股子公司和３个参股企业、１个关联企　业；拥有１个包括飞机、导弹及民用产品５个　研发机构在内的国家级企业技术中心，是我国　教练机、强击机、轻型通用飞机及海防产品的　科研生产基地。进入２１世纪以来，随着洪都　集团公司领导和各部门领导对办公自动化理　解的进一步加深，加上洪都集团公司又成功地　航空Ｉ业缝济研兜■　嘲ｊ　一　孥　１维普资讯 http://www.cqvip.com

囊　萎　篓　蠢　萋羹鋈　萎　实施ＭＲＰ１Ｉ／ＥＲＰ系统，在生产、经营数据的收　的笔式、声音、扫描录入设备可帮上大忙。但是，　集、分析、处理方面已实现了自动化。但是，一般　容易学并不等于不用学，为了彻底保障办公自动　的ＭＲＰ　１Ｉ／ＥＲＰ系统并没有在办公、行政事务　化的成功实施，一定要把对全体员工计算机相关　方面提供计算机处理功能。这方面的工作只能　培训的工作列入办公自动化的实施计划中。　依旧利用手工进行，不能全面实施办公自动化，　工作、生产效率难以得到进一步提高。　一把手重视是ＯＡ　ＯＡ系统作为信息化系统的一部分，与　项目实施是成功的关键　ＥＲＰ、ＣＲＭ等业务系统有着本质的区别。ＯＡ系　统主要的功能是辅助决策与办公。它是将人的　由于信息化建设是一种管理思想与工作方　思想电子化，并且能够快速地传播给其他相关的　式的再创造，就难免存在许多问题，而ＯＡ项目　人，同时，能够及时地收集到所有人的反馈意见。　又直接面对办公室事务，这又是对信息化最具有　在决策时，可以借助ＯＡ系统查询各类有帮助的　挑战性的工作，所以ＯＡ项目的成功实施需要克　信息，使得自己的决策尽可能的客观、公正、准　服很多困难，而且，ＯＡ项目涉及集团公司领导、　确。因此，通过办公自动化系统的实施，对于企　各主要职能、技术部门及子公司，其间的组织、协　业提高运作效率与快速反应能力，加强企业的制　调工作至关重要。　度化、规范化管理，增强企业的市场竞争能力具　首先，ＯＡ项目的主要内容是：公文处理和　有十分重要的意义。　网上阅批，公司领导和这些部门的领导在其中承　担重要角色，是这些流程中最重要的节点之一，　办公自动化对人员素质的要求的变化　如果这个节点发生堵塞，下面的流程就无法进　行。　办公自动化系统对不同层次的办公人员有　其次，ＯＡ项目在根本上改变了传统的办公　着不同的要求。过去的办公自动化是个体工作　方式及业务流程，涉及思想认识的提高、传统观　的自动化，不要求所有的办公人员都要懂得办公　念的更新及现有体制的改变，如果流程节点中的　设备的使用、懂得电脑的操作、懂得电脑打字。　任何一个人不习惯或不愿学，都将造成流程堵　这些工作由秘书或文员来完成就可以了。那时，　塞，领导的表率和先导作用在项目实施过程中起　由于技术的原因，学会电脑的操作（如ＤＯＳ、　关键作用。因此，ＯＡ项目实施必须借助一把手　ＷＰＳ），学会汉字输入，还真的要下点功夫，这就　的行政手段，才能顺利地进行下去。　将许多人拒于办公自动化大门之外。而现代的　办公自动化系统是通过计算机网络将所有员工　成功的培训是ＯＡ项目　联系起来，通过网络来完成大部分的办公工作，　成功实施的重要因素之一　是全员的办公自动化。这要求所有的人员，上至　领导，下至各级员工，都应能使用电脑，否则，办　ＯＡ是一个综合性的应用系统。它把先进　公自动化就无法进行。　的办公手段和工作环境渗透到各个办公业务的　随着信息业的发展，如今的现代办公自动化　主要环节中。系统能真正被用，是系统建设的重　系统的功能越来越先进，但使用起来却越来越简　要目标。而要系统能真正结合规划管理日常工　单。尤其是最先进的ＷＥＢ方式的办公自动化　作的实际情况，使用户对系统“爱用”、“会用”、且　系统，办公人员只要能掌握简单的ＷＩＮＤＯＷＳ　“用之有益”，则在系统实施过程中，用户直接参　和ＷＥＢ的操作，基本上就能应付所有的计算机　与就显得非常重要。　应用了，也不需担心汉字输入的问题，准确、快速　要想使系统的先进技术和功能能切实被用，　维普资讯 http://www.cqvip.com

囊霪　囊　攀垂　囊囊　麟　鋈　薹　霪　囊　冀　对各类人员的培训是重要的一环。这包括对领　２．有效促进了工作进展，加强了适时监控。　导的普及性培训、对广大工作人员的操作培训、　根据系统记录的每个工作完成时间节点，有效地　对信息技术人员的专业培训等。　把握办公的工作进度与状况，及时监控各部门工　由于ＯＡ系统流程中的每一个人基础不同，　作进度情况，实时全面掌控各部门的工作办理效　涉及的人员又较多，为此，必须加大培训力度。　率状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错。　首先，在项目实施之初，就必须要开展办公自动　３．有利于合理统筹，高效开展工作用户不用　化用户调查，对缺乏计算机基础知识的用户进行　为某件事而几次跑到相关人员办公室办理，从而　摸底；其次，要极时开办计算机基础培训班，对用　节约出更多的时间和精力让其集中在更重要的　户进行计算机基本操作培训，使所有培训对象都　事情上来。领导也可利用空闲时间安排自己一　学会了计算机的基本操作，包括开机、关机、使用　天需完成的工作，根据需办事宜的重要程度来安　鼠标、用ＷＯＲＤ进行简单的打字以及上网浏览　排自己的工作，以免在工作中不断地被一些非紧　信息，为下一步的使用培训作好准备；再次，要普　急事宜打扰。　及软件使用培训，采用集中培训、上门培训、个别　４．有利于快速准确查询文件资料。实行电　培训相结合的方式，使每个用户都掌握了ＯＡ软　子文档管理，方便快速查找阅读相关文件，而不　件的使用。　用为找一份文件花上很长时间，可随时随地调阅　由于洪都集团公司承担很多国防项目，而　并打印出来。　ＯＡ系统运行的各种公文、信息不同程度地涉及　５．管理流程规范化促进机关工作作风的转　公司的科研生产、在研、预研项目的进展情况和　变和管理水平的提高。ＯＡ系统的流程化设计　工作计划，因此，对信息安全、保密提出了很高的　有效地提高了工作的法治程度，避免了工作中的　要求。为此，在ＯＡ系统的实施过程中还必须在　人为干预和拖拉扯皮现象，从流程控制上达到改　严格按照洪都集团公司园区网密级划定上网系　善机关工作作风的目的。同时，通过对流程规范　统密级的同时，一方面对软件在技术上要求防　化和标准化处理及流程再造，使公司行政办公的　范，另一方面要在加强用户管理上下功夫。要充　基础工作规范化、程序化，提高了管理水平。　分利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐　６．节约人力资源，提高工作效率。网上办公　步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，　免去了送文、取文时间，各单位办文人员可以腾　达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，　出更多的时间做其他的工作，节约出更多的人力　提高生产率的目的。　资源。　７．最大化地利用现有资源。随着信息化的　ＯＡ系统的建立有效地改进　发展，洪都集团公司网络二期建设已初步完工。　了工作方式和提高了工作效率　ｊ《　｝　玉　｝誊　｝　｝　ｌ　￡　ｌ＃　最　｛　　《鼍臀《＃　嚣　ｌ以　｛　＊　ｇ棼５　｝　ｌ；　｝ｉ誊：＝　．ｇ园区网络已敷设到各部门、车间，近几年各部门　ｆ｝｝譬　＃ｌ硬件配置情况也都有了不同程度地改善，ＯＡ项　１．加速了信息流转，节约了办公时间。无论　目的实施正是充分利用了企业现有计算机和网　用户身处洪都集团公司的什么地方，只要有一台　络资源，降低了园区网和计算机的使用成本，真　上园区网的电脑，都能感觉和同事们在一个办公　正意义上实现减少办公费用，提高办公效率，使　室工作，为企业提供一个良好的沟通工具，使大　计算机的应用水平不仅仅是停留在最初的简单　家方便快捷进行工作中的交流与讨论，实现企业　打字、文字处理、文件共享阶段，而充分发挥了使　内部日常协同办公，使企业的个人与个人之间、　用网络和计算机的实质意义。　部门与部门之间及总部与分部之间形成紧密有　（作者简介：朱伟囤　洪都航空工业集团有限责任　机的统一结合。　公司经理部副部长）　航空Ｉ业蛏济研究■　｛　《｛