03人事档案管理制度

人事档案管理制度

为了公司人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料的完整性，防止档案丢失、损坏，便于相关人事档案材料的借阅和使用。特制订本制度。

第一条 适用范围

适合公司总部及海外分支机构。 第二条 人事档案分类 员工人事档案分为以下四大类： 一、 入职档案

1、个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、职业资格证书、及其他资格证书复印件等个人入职基本信息。

2、劳动合同、保密协议、补充协议、应届毕业生协议、就业意向协议、实习协议等。

二、培训档案

新员工入职培训试卷、培训心得。

参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。

培训服务协议。 三、职位档案

岗位说明书、职务说明书、职务任命书。 职务变动申请、职位职务变更记录。

四、薪酬考核档案 试用期转正定级审批表。

季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 五、其他档案

个人党、团相关资料。 各类奖励、处罚记录。

员工异动申请表、离职移交表、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等。

其他补充协议。

第三条 人事档案的归档程序

公司所有人事档案由人才中心代为存取，同时公司建立临时材料存储盒。在接到新材料时人力资源部档案负责人员对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置，将新材料放入公司临时材料存储盒，并在目录上补登材料名称及有关内容。公司定期将临时材料并入国际人才的人事档案中。

第四条 人事档案的核查核对

检查和核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。公司及人才中心对人事材料检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 第五条 人事档案的转递

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，由国际人才代为办理。转递程序如下：

1.取出应转走的档案。 2.在档案底账上注销。

3.填写《转递人事档案材料的通知单》。 4.按要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

第六条 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： 一、查阅

相关权限人员可以到国际人才人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。如需查阅公司临时存放的人事材料，也要对相关权限人员做好查阅的资格审查及登记工作。

二、 借出使用

相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一

周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。

三、 出具证明材料

一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要国际人才档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。

第七条 人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。

一、查阅手续

查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，交由人力资源部有关人员报国际人才档案管理部审核批准。国际人才档案管理部对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

二、外借手续

首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）签字，部门负责人签字确认；再次，交由人力资源部有关人员报国际人才档案管理部对其进行审核、批准；然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。

三、出具证明材料的手续

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，国际人才档案管理部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

第八条 人事档案保密规定及保存期限

一、公司设专人负责各类人事材料的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

二、公司的内部各类人事材料原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。