文书管理制度

版 本 标 题 执行主体 第4版 CC-XZ-XZ-ZD008 1 / 9 公司高管 文书管理制度 规划运营部 监督主体 编 号 页 次 各部门主管 考评主体 1 目的 为使公司公文编写、收发和处理管理工作进一步规范化、制度化、科学化，提高公文编写、收发和处理的质量和效率，提升企业形象。 2 适用范围 适用于公司各单位各类文书的编写，印制、发放、管理和使用。 3 职责 3.1 各发文单位负责文件的制定和校核。 3.2 规划运营部负责文件的审定和印制。 3.3 发文单位的主管领导负责下发文件的审批； 3.4 规划运营部负责文件的发放和登记。 3.5 各单位文控员负责文件的领取。 3.6 档案管理员负责重要文件的存档。 4 发文规定 4.1 公司主要的公文种类： 4.1.1 命令，适用于重要的规章制度；宣布实施重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员，重要的人事任免。 4.1.2 决定，适用于对重要事项或者重大行动作安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 4.1.3 通告，适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 4.1.4 通知，适用于批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布内部规章，传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。 4.1.5 通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 4.1.6 报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。 4.1.7 请示，适用于向上级部门请求批示、批准。 4.1.8 批复，适用于答复所属单位的请示事项。 编 制 规划运营部 审 核 批 准 管理制度

标 文书管理制度 版 本 第4版 题 编 号 页 次 CC-XZ-XZ-ZD008 2 / 9 公司高管 执行主体 规划运营部 监督主体 各部门主管 考评主体 4.1.9 函，适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 4.1.10 意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。 4.1.11 会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。 4.1.12 办法、方案、细则，适用于公司下发各种管理制度。 4.2 公文格式要求： 4.2.1 公文一般由秘密等级、保密期限、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发时间等部分组成。 4.2.2 涉及商业秘密的公文，应当在首页右上方分别标明密级“秘密★”和保密期限。本公司商业秘密表示形式为：“秘密AAA”、“秘密AA”、“秘密A”。走流程审核的电子档须选择密级，并说明保密期限，同时打印纸质文档（注明审批流水号，密级及保密期限），由发文部门负责存档。 4.2.3 紧急公文，应当根据紧急程度在首页右上方分别标明“特急”或“急件”。（走流程审核的电子档在OA流程中选择） 4.2.4 发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称，联合行文时，主办单位应当排列在前。 4.2.5 发文字号包括发文单位代号、年份、序号，联合行文只标明主办单位发文字号，序号用流水号。 4.2.6上报的公文，应当在首页注明签发人、会签人姓名，姓名平行于发文字号右侧；如有会签单位，应当在会签人下方注明会签人姓名，会签人应是与会签人同一层次的会签单位的负责人。 4.2.7转发文件文种为“通知”时，转发文件标题中的“通知”可以省略，其它文种可 规划运营部 编 制 审 核 批 准 管理制度

版 本 标 题 执行主体 第4版 CC-XZ-XZ-ZD008 3 / 9 公司高管 文书管理制度 规划运营部 监督主体 编 号 页 次 各部门主管 考评主体 保留一级，被转发文件的版记可以不保留。 4.2.8 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。 4.2.9 公文如有附件，版记要放在附件之后，并在正文之后，成文时间之前注明附件的顺序和名称，附件顺序使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点，主件和附件应一起装订，附件单发时，应在附件首页注明附件标题、主件发文字号、印发单位名称、成文时间等，不再标注版记。 4.2.10 公文附注指需要说明的其它事项，应当加括号在成文日期左下方标注，上报的请示性公文，应当标注主题词表中规定的词，一般不超过5个词。 4.2.11 公文除“会议纪要”外，应当加盖印章，联合行文的公文，发文单位都应当加盖印章，“会议纪要”应当在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准，“主送单位”标注在公文版记中的主题词之下。 4.2.12 成文时间，以发文单位领导签发的日期为准，联合行文，以最后签发单位负责人签发日期为准，印发时间，以文件印制的时间为准。 4.2.13 抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公文的其它单位，应当使用全称或者规范化的简称、统称。 4.2.14 引发单位名称和印制日期，应当在抄送栏之下标明，无抄送单位在主题词之下标明。 4.2.15 主题词、抄送单位、印发单位名称和印制日期等统称版记，双面印刷的公文，版记应置于公文最后一页的最后一面，版记的最后一个部分置于最后一行。 4.2.16 公文从左至右横写、横排。 4.3 行文规则 4.3.1 行文应当确定必要性，注重实效，行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般应逐级行文，不得越级行文。 编 制

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标 文书管理制度 版 本 第4版 题 编 号 页 次 CC-XZ-XZ-ZD008 4 / 9 公司高管 执行主体 规划运营部 监督主体 各部门主管 考评主体 4.3.2 各部门不得以部门名义对外行文。 4.3.3 以《株洲车城机车配件有限公司文件》行文适用以下情形： 4.3.3.1 向上级单位请示、报告工作。 4.3.3.2 转发上级文件。 4.3.3.3 部署公司重要工作，采取重大措施。 4.3.3.4 发布公司规章制度。 4.3.3.5 下达和调整公司长远规划、中长期计划和年度计划，布置各项工作任务。 4.3.3.6 公司重要的机构变动、人员调整、奖惩事项。 4.3.3.7 其它需要以《株洲车城机车配件有限公司文件》形式行文的重要事项。 4.3.4 以信函式《株洲车城机车配件有限公司》行文适用以下情形： 4.3.4.1 与不相隶属或同级单位联系工作、商洽问题。 4.3.4.2 转发有关部门的文件。 4.3.4.3 向所属单位布置一般的日常具体事项和临时任务。 4.3.4.4 向所属单位通报情况，批评错误、表彰奖励先进、答复有关事项。 4.3.4.5 其它需要以《株洲车城机车配件有限公司》形式行文的重要事项。 4.3.5 向上级单位报送公文，内容应当为需要报告的重大事项，上级单位要求报告办理情况的事项，须经上级单位审批或者决定的事项。 4.3.6 公司部门之间对有关问题未经协商一致，不得以公司名义行文。 4.3.7 公司各部门之间有事应当面商量，一般不相互行文。 4.3.8 联合行文应当掌握同级、同性质的原则。 4.3.9“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时抄送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位，也不得抄送个人。 4.3.10 除上级单位领导直接交办的事项并要求直接保送外，不得以单位名义向上级单位领导或者个人保送“请示”、“意见”、“报告”。 编 制 规划运营部 审 核 批 准 管理制度

版 本 标 题 执行主体 第4版 CC-XZ-XZ-ZD008 5 / 9 公司高管 文书管理制度 规划运营部 监督主体 编 号 页 次 各部门主管 考评主体 4.3.11“请示”、“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求或者批准的事项，兼有“请示”、“报告”内容的用“请示”。 4.3.12“意见”用于上行文，应按照请示性公文的程序和要求办理，用于下行文，文种对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行，无明确要求，下级单位可参照执行，用于平行行文，所提意见供对方参考。 4.4 收文处理 4.4.1收文处理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。 4.4.2 收到需要办理的公文，规划运营部应及时签收、登记，并提出拟办意见，送公司领导阅知和转有关部门办理阅知。 4.4.3 对下级单位上报的公文，规划运营部应当进行审核。 4.4.4 对不符合本细则规定要求的公文，经规划运营部部长批准后，可以退回呈报单位并说明理由。 4.4.5 受到需要办理的公文后，承办单位应当及时办理，并将办理情况告知交办部门或者呈报部门，不得延误、推诿。上级单位限时的公文，要在限时内办结，对不属于自己业务范围内，或者不适宜由本单位主办的，应及时退回规划运营部并说明理由。 4.4.6 送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，规划运营部要负责催办、查办。 4.4.7 送领导批示的公文，领导应及时批示，如无特殊情况，公司领导应在2天内作出批示，审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人阅视为同意，对下发的重要公文，文书部门应当及时了解和反馈执行情况。 4.4.8 公文办理中遇到有涉及其它部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协 商，如有分歧，主办部门领导应当出面协商，如仍不能取得一致，可以报请公司主管领导协调或裁定。 4.4.9公文在传阅过程中，每发生一次阅办者的转移，均要经文秘人员登记，不能在阅办者之间直接传递即横传，以保证公文来龙去脉清楚，办理和查询及时方便。 编 制 规划运营部 审 核 批 准 管理制度

标 文书管理制度 版 本 第4版 题 编 号 页 次 CC-XZ-XZ-ZD008 6 / 9 公司高管 执行主体 规划运营部 监督主体 各部门主管 考评主体 4.5 发文管理 4.5.1 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 4.5.2 草拟公文使用“株洲车城机车配件有限公司发文稿纸”或用办公自动化系统拟稿，草拟公文应做到： 4.5.2.1 符合国家法律、法规、规章及其它有关规定，符合实际情况及公司的有关规定。 4.5.2.2 情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简练。 4.5.2.3拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度和办结时间。 4.5.2.4人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，并加括号，日期应当写明具体的年月日。 4.5.2.5 必须使用国家法定计量单位。 4.5.2.6 公文使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。 4.5.3公司发文必须由公司领导签发，领导签发公文时，应当明确签署意见、姓名和签发日期。 4.5.4 经公司领导签发的公文，由规划运营部按照有关规定对文件进行登记、编号。4.5.5 公司公文一律由规划运营部负责缮印，公文正式印制前，拟稿部门应当认真进 行校对，并在文稿上签名，然后送交规划运营部进行复核，文稿必须经过认真核对无误，才能复印发出。 4.5.6 印发前印鉴管理人员应认真检查原稿是否符合文件制发程序，用印印迹要端正、清晰。急件、密件要在公文上加急密戳记。 规划运营部 编 制 审 核 批 准 管理制度

版 本 标 题 执行主体 第4版 CC-XZ-XZ-ZD008 7 / 9 公司高管 文书管理制度 规划运营部 监督主体 编 号 页 次 各部门主管 考评主体 4.6 公文管理 4.6.1公文处理完毕，应当根据《档案法》和公司有关规定，将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料（包括音像，磁盘等）及时移交规划运营部归档，个人不得保存应归档的公文。 4.6.2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等分类整理（立卷），要保证公文的齐全、完成。 4.6.3联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）归档，其它单位保存复制件或者其它形式的公文副本。 4.6.4公司及各部门参加上级单位或业务主管部门的重要会议，应当把会议文件及时送交规划运营部登记、整理（立卷）、归档，公司内部会议文件应当在会议结束后一周内由主办部门送交规划运营部登记、整理（立卷）、归档。 4.6.5具有长期或永久保存价值的电子文件，没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件，进行归档时必须将电子文件和相应的纸质文件一并归档。 4.6.6归档范围内的公文，应当明确保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。 4.6.7拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，不使用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水，不得用热敏传真纸作为归档的文字材料。 4.6.8公文由规划运营部专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁，机密文电要专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。 4.6.9单位合并时，全部公文应当随之合并管理，单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按照有关规定移交档案部门。 4.6.10工作人员调离工作岗位，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 4.6.11 商业秘密，指公文涉及下列内容： 编 制 规划运营部 审 核 批 准 管理制度

标 题 文书管理制度 版 本 编 号 第4版 CC-XZ-XZ-ZD008 页 次 执行主体 规划运营部 监督主体 各部门主管 考评主体 8 / 9 公司高管 4.6.11.1 公司中长期发展规划以及重要经济、科技情报资料。 4.6.11.2. 公司生产经营总体计划、成本费用计划、制定价格的工时定额等有关数据资料。 4.6.11.3 一定时期内开发的新产品、新设备、新技术、新工艺等技术和相关数据资料。 4.6.11.4 公司重要会议材料及各类年度统计报表、决算。 4.6.12 以公司名义发出的公文，必须经公司领导在原稿上签批后，按核定份数加盖公司印签，制发公司证书、奖状等，须经公司领导批准方可用印。 4.6.13 各项业务工作需加盖公司印签时，须经各业务主管领导签字后方可用印。 4.7 管理制度编制的格式要求 4.7.1 格式定义细则 4.7.1.1管理制度格式分为页眉、表头、表尾和主体四大部分。 4.7.1.2页眉由车城公司全名标识和“车城管理手册”组成，两端对齐分布。 4.7.1.3表头由标题、文件编号、页码、版次四项内容组成，其填写字体除标题处为黑体三号均为Arial四号。 4.7.1.4表尾由批准日期、执行日期和页次三部分组成。 4.7.1.5主体为编写管理制度内容的地方，主干字体为黑体四号，内容字体为宋四号。 4.7.2制度内容细则 4.7.2.1目的，阐述本制度所要解决的问题。 4.7.2.2 适用范围，阐述本制度在何种条件下、何种范围内有效。 4.7.2.3 职责，阐述本管理制度所述工作内容涉及及人员和部门的职责。 4.7.2.4 工作程序（管理内容），阐述本管理制度所述工作的实施程序和管理的具体工作内容。 4.7.2.5相关工作流程图，对本管理制度所述工作的操作程序以流程图形式加以简要描述。 编 制 规划运营部 审 核 批 准 管理制度

版 本 标 题 执行主体 第4版 CC-XZ-XZ-ZD008 9 / 9 公司高管 文书管理制度 规划运营部 监督主体 编 号 页 次 各部门主管 考评主体 4.7.2.6说明，对本管理制度的编制、解释部门等相关事项作出说明。 4.7.2.7相关文件，列出与本管理制度相关的管理文件或引用标准等清单。 4.7.2.8相关表格，列出执行本管理制度时所使用相关管理表格清单，并将属于本管理制度所涉及工作内容中专用的管理表格作为附件列于管理制度后。 4.7.3 制度发放的方式 4.7.3.1各单位的制度编撰、审核、印制、发放、签收、存档等都依照《文件编写和管理导则》规定进行。 5 附件 《收发文管理流程》CC-XZ-ZD008-LC001 《红头文件》CC-XZ-ZD008-LC001-JL001 《业务联系书》CC-XZ-ZD008-LC001-JL002 《通报》CC-XZ-ZD008-LC001-JL003 《报告/证明》CC-XZ-ZD008-LC001-JL004 《函/传真》 CC-XZ-ZD008-LC001-JL005 《PPT模板》 CC-XZ-ZD008-LC001-JL006 《调查表》 CC-XZ-ZD008-LC001-JL007 《传阅纸》CC-XZ-ZD008-LC001-JL008 《报刊杂志管理流程》CC-XZ-ZD008-LC002 《报刊杂志清单》CC-XZ-ZD008-LC002-JL001