项目经理在总包项目中的协调管理

试论项目经理在总包项目中的协调管理

摘要:作为总包项目的指挥者,项目经理要担任的职责是对项目的计划、组织和控制。本文拟从项目部的角度,探讨如何做好工程项目建设的组织与协调工作,从而实现工程建设的质量、进度、成本三大目标。

关键词:项目经理 总包项目 组织协调管理

中图分类号:TU72 文献标识码:A 文章编号:1673-0534(2007)12(a)-0101-02

在工程项目建设过程中,作为项目的指挥者,项目经理要担任的职责是对项目的计划、组织和控制。组织与协调就是围绕计划实现项目的各项目标,以合同管理为基础,组织协调各参建单位(设计、施工、监理)、相邻单位、政府部门全力配合项目的实施,以形成高效的建设团队,共同努力去实现工程建设目标的过程。在项目经理的基本职能“三控两管一协调”中,协调始踪贯穿于三控两管之中,融会在控制的工作程序之中。

1项目组织协调工作的原则

建设工程项目主要包含三个主要的组织系统,项目业主、承包商和监理,而整个建设项目又处于社会的大环境中,项目的组织与协调工作包括系统的内部协调,即项目业主、承包商和监理之间的协调,也包括系统的外部协调,包括政府部门、金融组织、社会团体、服务单位、新闻媒体以及周边群众等的协调。项目组织协调工作包括人际关系的协调、组织关系的协调、供求关系的协调、配合关系的协调、约束关系的协调。各种关系的协调均应遵守如下原则:

(1)守法是组织与协调工作的第一原则。必须在国家和地方有关工程建设的法律、法规的许可范围内去协调、去工作。对于项目部,更应该严格遵守法律法规,只有这样才能做好组织与协调工作。

(2)组织协调要维护公正原则。要站在项目的立场上,公平的处理每一个纠纷,一切以最大的项目利益为原则。做好组织与协调工作,就必须按照合同的规定,维护合同双方的利益。这样,最终才能维护好总包商的利益。

(3)协调与控制目标一致的原则。在工程建设中,应该注意质量、工期、成本、环境、安全的统一,不能有所偏废。协调与控制的目标是一致的,不能脱离建设目标去协调,同时要把工程的质量、工期、成本、环境、安全统一考虑,不能强调某一目标而忽视其他目标。

2项目组织协调工作的内容

在项目工程建设中,主要的组织与协调工作有:

(1)协调与政府有关部门的关系

(2)组织与协调监理单位、勘察单位、设计单位的工作

(3)组织与协调各施工单位(包括专业承包商、供货商等)的工作

(4)工作中存在的问题或争议的协调、处理

2.1与政府有关部门的协调

根据我国行业管理的规定、法规、法律,政府的各行业主管部门均会对项目的实施行使不同的审批权或管理权,如何能与政府的各行业主管部门进行充分、有效的组织协调,将直接影响项目建设各项目标的实现。我认为,重点应注意以下几点:

(1)应充分了解、掌握政府各行业主管部门的法律、法规、规定的要求和相应办事程序,在沟通前应提前做好相应的准备工作,做到“心中有数”。

(2)充分尊重政府行业主管部门的办事程序、要求,必要时先进行事先沟通,决不能“顶撞”和敷衍。

(3)发挥不同人员的相应业绩关系和特长,不同的政府主管部门由不同的专人负责协调,以保持稳定的沟通渠道和良好的协调效果。

2.2与勘察、设计、施工、监理单位及供货商的组织与协调

项目部要根据工程项目的实际,制订本项目的合同网络图,该合同网络图标明了各参建单位之间的合同关系,规定了各参建单位的协调沟通渠道,并据此组织制订项目总控制进度计划、成本总控计划、质量管理计划。而合同网络图、进度总控计划、成本总控计划、质量管理计划就是项目部与各参建单位组织协调工作的基础。

(1)与勘察设计单位的组织与协调:项目部应重点做好方案设计单位与初步、施工图设计单位之间的组织协调工作,组织设计单位协调工作的重点在于制订涵盖双方工作的设计进度计划,及时组织专项方案的论证会,并充分利用网络及时沟通,以确保各阶段设计思路、原则的一致性。

(2)与总包施工单位及供货商的组织协调:运用以合同管理为基础,综合运用技术、经济、法律手段,使各方在各自利益不同的条件下,能以实现项目建设的大目标为原则,及时地沟通、协商,处理相互之间的矛盾和问题,使项目各单位形成一个高效的“建设团队”。

(3)与监理单位的组织与协调:发现现场的施工质量、进度问题,要及时地与监理进行沟通协商,坚持通过监理给施工单位发出相应的工作指令,同时,充分发挥监理在现场施工质量、工期和工程量计量方面的监督管理作用,应该与总监理工程师加强沟通与协调,尤其是现场施工重大问题的处理与决策,事先双方要力争能协商一致。

总之要做好上述工作,就要以持续解读业主的需求为基本理念,为业主提供优质服务,以真诚服务为基础,全面掌握设计内容,对工程管理做到心中有数。要掌握各承包单位所承担的任务内容、大小、难易程度、采用的主要施工工艺、机具以及工程的施工进度计划。要熟知各个分包合同,对分包单位可能出现的矛盾进行预先分析,在工作中发现矛盾应及时加以解决。要抓好施工关键部位,以及各施工单位的衔接界面,以避免和减少因工作划分不清引起的各种矛盾。此外要重视开好工程例会等各种会议,做到会前有准备、会中有重点、会后有检查,确保组织协调工作的效果。

2.3做好与相关方的信息沟通管理

实践证明,在工作中出现矛盾常常是由于信息不畅通,在建设的过程中各有关单位自行其事造成的。因此,我们必须建立有效的沟通体系,使信息在整个工程建设的系统中得到良好的传递。尤其要做好与业主、监理、施工、设计的沟通管理。与相关方的沟通管理,应做到以下几点:

2.3.1业主的沟通管理

(1)与业主的请示、报告一般应通过项目部经理进行,以保证传递信息的完整、统一。

(2)项目部经理应直接向业主代表请示、汇报工作。

(3)向业主提交的报告、发文等均应经项目部经理审核批准并加盖项目部公章后才能发出,发文应有专门立档的签收记录表和有关人员签字。

(4)业主给项目部的批示、发文等应单独立档保存。

(5)指导日常工作的月、周工作计划,管理月报由信息工程师准时报送业主。

(6)及时收集业主的反馈意见及时做出相应处理。

(7)与业主方领导的不定期沟通,及时协调处理有关问题。

2.3.2与监理、施工单位的沟通管理

(1)与监理、施工单位的沟通一般通过会议、发文及口头等方式,按专业对口的原则进行。

(2)对施工单位现场质量、进度的问题,一般应通过监理单位处理,必要时可组织有监理、施工单位参加的专题会。

(3)准时参加由总监理工程师组织各相关方的监理交底会、工程例会,在施工现场应注意维护监理工程师的权威和尊严。

(4)对施工单位的指示和安排,一般应由监理单位发布和安排。

(5)督促监理单位及时提出有关的监理月报、监理通知及对施工单位申报资料的审批。

(6)项目部经理应加强与总监理工程师及施工总包项目经理的沟通与协调,尤其是对重大问题的处理与决策。

(7)对分包单位现场质量与进度的管理,一般应通过总包进行。

(8)项目部应注意收集监理、施工单位的反馈意见。

(9)与各方的收、发文件均应单独立档保存。

2.3.3与设计单位的沟通管理

应做到以下几点:

(1)由工程部经理牵头负责与设计单位的沟通、协调。

(2)对设计图纸等文件的管理信息应由信息工程师统一登记、保存,使用时办理领用手续。

(3)项目部应及时组织设计单位参加设计交底会、工程例会及其他专题会。

(4)项目部各专业工程师负责与设计专业负责人协调沟通对设计变更、洽商的确认。

(5)项目部经理应重视与总设计师的沟通、协调。

(6)凡涉及设计单位的工作计划应抄报设计单位。

(7)与设计单位的收、发文件应单独立档保存。

2.4项目组织协调工作的原因分析以及采取的措施、手段

2.4.1出现和产生问题的原因

出现问题的原因很多,牵涉到业主、设计、施工等多单位部门,多专业技术工种的方方面面,归纳起来主要有几点:

(1)技术质量方面

在技术上未能充分全面考虑,特别是一些交叉部位的细节考虑不周,则极易产生问题。再者,由于现代建筑的个性化,每一栋建筑都是一件特有的产品,每一条管线、设备都有特定的要求,少有类同,这也增加了技术工作难度,增加了各专业之间出现矛盾和问题的可能性。同时由于新技术、新产品的不断出现和应用,施工人员未能及时掌握,也会带来问题。

(2)管理方面

由于现行的管理体制,施工单位的分包现象普遍存在,分包单位在工作范围的界定上很难做到十分明确。主观上各单位在利益的驱使下,总希望相关单位承担更多的工作。往往造成工序上的遗漏,人为地带来一些问题,增加了协调管理的复杂性。

此外,施工组织管理不健全,施工人员、管理人员的水平素质参差不齐,会给施工中各专业的协调工作带来困难与不便,也是产生问题的重要原因。

2.4.2做好协调工作的手段

(1)充分认识协调工作的重要性

作为工程的建设者、管理者,从设计、监理到施工的各单位首先要从对业主、用户负责的角度认识问题,要从履行合同中自己的责任义务的角度,认真对待协调问题。同时,从提高行业标准,施工和管理水平上讲,做好各专业的协调工作也是十分必要的。作为有关的技术管理人员首先要认识到协调工作的重要性,才有可能真正做好协调管理工作。

(2)加强管理,建立科学的管理模式

加强管理,是指在现有管理水平的基础上,针对影响工程质量品质的一些关键问题,从技术、人事制度上建立更有效的、更加科学的管理体制,明确每一个施工人员的目标责任。从而达到进一步提高管理水平的目的。在建设项目中可实行界面管理,因为大量的矛盾、争执和损失都发生在界面上。不同项目单元的人员具有不同的价值观,导致不同职能部门之间潜在的冲突,在解决冲突的过程中,当冲突某一方的看法属于正确的时候,可以选择这一方的方案用以解决冲突。当冲突双方的方案都无法解决出现的冲突时,可以选择专家协调模式来解决建设项目组织内部的界面冲突。

(3)及时总结经验教训

作为技术管理人员,要善于不断地总结工作中的经验教训。施工中协调部分的常见问题包括:电气部分与土建的协调;给排水与建筑结构的协调;建筑的外表、功能与结构关系的协调;各种预制件、预埋件、装饰与结构的关系、施工的特点及要求的协调;各辅助专业之间的协调等。

(4)提高专业管理人员、施工人员业务水平、综合素质

产品质量的好坏与从业人员的水平素质不可分。在搞好管理的同时,应加强施工管理人员的技术培训和专业水平的提高,以及对新技术产品的了解掌握。培养施工人员的敬业精神与细致的工作作风,施工中不遗琐碎,不留后患。

2.4.3加强协调管理的措施

(1)技术协调

提高设计图纸的质量,减少因技术错误带来的协调问题。图纸会签关系到各专业的协调,设计人员对自己设计的部分一般都较为严密和完整,但与其他人的工作就不一定能够一致。这就需要在图纸会签时找出问题,并认真落实,从图纸上加以解决。同时,图纸会审与交底也是技术协调的重要环节。图纸的会审应将各专业的交叉与协调工作列为重点。进一步找出设计中存在的技术问题,从图纸上解决问题。而技术交底是让施工队、班组充分理解设计意图,了解施工的各个环节,从而减少交叉协调问题。

(2)管理协调

协调工作不仅要从技术下功夫,更要建立一整套健全的管理制度。通过管理以减少施工中各专业的配合问题,建立以项目经理为主的统一领导,由专人统一指挥,解决各参建单位的协调工作,作为项目经理,首先要全面了解、掌握各单位的合同责任义务、各专业的工序,设计的要求。这样才有可能统筹各单位、各专业施工队伍,保证设计施工的每一个环节有序到位。在项目实施过程中需要合理调配人力资源及施工设备,合理优化工艺、土建结构和设备配置,合理安排项目周期,控制施工风险,实现项目成本最小化、效益最大化。

建立问题责任制度,建立由管理层到班组逐级的责任制度。

建立奖罚制度,在责任制度的基础上建立奖惩制度,提高施工人员的责任心和积极性。

建立严格的隐蔽验收与中间验收制度。隐蔽验收与中间验收是做好协调管理工作的关键。此时的工作已从图纸阶段进入实物阶段,各专业之间的问题更加形象与直观,问题更容易发现,同时也最容易解决和补救。通过各部门的认真检查,可以把问题减少到最小。

(3)组织协调

在主营业务人员相匹配的前提下,建立专门的协调会议制度,施工中项目经理应定期组织举行协调会议,解决施工中的协调问题。对于较复杂的部位,在施工前应组织专门的协调会,使各专业队进一步明确施工顺序和责任。项目部各个部门把精细化管理工作作为获得效益的重头工作来抓,特别是总承包各种环节的程序化、模块化、表格化、翔实化、结点化和“傻瓜”化。每个部门、每个人在做每一件事情的时候,都不要简单化,要注意左右联系,前后衔接,深入细致,认真负责,为项目服务。

这里要强调的一点是,不论是会签、会审还是隐蔽验收,所有制定的制度决不能是一个形式,而应是实实在在,或者说所有的技术管理人员,对自己的工作、签名应承担相关责任。这些只有在统一的领导基础下,并设立相关的奖罚措施,才有可能一级一级落到实处。

综上所述,完成一个成功的项目,除了能承担基本职责外,项目经理还应具备一系列技能,懂得如何激励员工的士气,如何取得客户的信任;同时,他们还应具有坚强的领导能力、培养员工的能力,良好的沟通能力和人际交往能力,以及处理和解决问题的能力。施工中的协调工作,牵涉面广且又琐碎,突出了各专业协调对施工的重要性,项目经理需要加强这方面的管理,

同时做好每一部分的工作,才有可能把问题、隐患消灭在萌芽状态,保证工程质量、施工进度、项目成本目标的实现。