探究信息化办公实施过程中的问题

２０１５年第６期　（总第１５０期）　信息通信　ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ＆ＣＯＭＭＵＮＩＣＡＴＩＯＮＳ　２０１５　（Ｓｕｍ．Ｎｏ　１５０）　探究信息化办公实施过程中的问题　陈航　（湖南邮电职业技术学院，湖南长沙４１００１５）　摘要：随着我国信息技术的不断进步，信息化办公在我国企业发展中做出了突出贡献。就目前而言，我国企业和事业单　位在信息化办公实施过程中还存在一些问题；文章从不同的角度对信息化办公实施过程中存在的问题进行分析，并在此　基础上对信息化办公室实施过程中出现的问题提出解决对策。　关键词：信息化办公；实施；问题　中图分类号：Ｃ９３１．４　文献标识码：Ａ　文章编号：１６７３—１１３１（２０１５）０６．０１６６—０１　我国的网络应用普及到各个企业；先进的办公设备改　变了传统的办公模式。计算机给人们带来方便的同时也带　了一定得弊端，影响了人们的生活；成了社会越来越关注的　问题。　１信息化办公室实施过程中存在的问题　１．１信息文档不规范　计算机在使用过程中，由于文档格式没有统一规范，因此　不能满足实际需要。现阶段，文档格式多种多样，导致文档在　综合管理条件下很难达到统一的文件模板，文档综合处理面　临挑战“　。在利用计算机的过程中，工作人员不注重积累信息　资源甚至利用信息资源，导致工作质量低；在工作期间，缺乏　文档积累，出现重复工作现象，降低了工作效率。　１．２缺乏信息化管理意识　信息化办公室实施期间企业领导人员缺乏信息化管理意　识，针对计算机信息系统选择一次性投资。利用技术人员，维　护信息办公设施进行和更新系统，运用这种方式不仅增加人　力资源，而且限制了系统发挥功能。对于系统隐患，技术人员　处理速度慢，导致计算机流程产生负面影响，降低企业的运行　效率。据调查，我国电子网络下，信息被盗取并不是全来自于　黑客盗取，而且是由于办公人员信息管理意识单薄导致信息　丢失脚。　ｌ－３办公人员工作技能偏低　随着信息化时代的发展，文档管理不断改变；大部分办　公人员工作技能还停留在传统的办公方式，没有认识到文　档管理职能在不断变化，因而出现了工作人员不能合理使　用计算机现象；工作效率低下，没有能力及时处理计算机隐　患；没有认识到网络隐患带来的危害性，不能满足信息化时　代的发展。　２信息化办公室解决实施对策　２．１规范信息文档　工作人员在使用计算机的过程中，应该制定统一的文挡　格式；利用信息化管理模式，在文档综合管理中设置统一的　文件模板，避免格式文档多样性。面对信息化改革，工作人　员应该加强信息积累观念；在运用信息过程中，积累有价值　的信息，利用积累的信息资源进一步完善工作质量。针对不　把握的信息资源，需要经过分析，然后对原有的信息资源进　行总结，不仅可以减少系统漏洞现象；而且可以避免重复工　作，提高工作效率。　工作人员在使用计算机过程中，为了加强文档保密性，需　要根据计算机密码设置规则，在计算机上面设置开机登陆密　码；注意设置的密码和用户名不可以相同，可以选用字母和数　１６６　字相互结合，避免泄露信息埘。在指定文件期间要使用科学的　文件名称，合理的组织文件。运用系统软件功能基础上，文档　在存储过程中不仅需要检查文档环境，而且需要检查磁盘空　间；以此提高文档的应用价值。运用基本的系统维护软件，对　计算机系统进行定期维护：比如　安装计算机病毒防护系统，　病毒防护系统不仅可以对系统软件进行杀毒，而且具有防火　墙和安全助手功能，利用防火墙的各种功能相互结合，加强计　算机安全防范体系，避免电脑中毒造成公司文件损失：电脑杀　毒软件可以选择电脑管家、３６０杀毒以及金山毒霸等病毒防范　软件；在使用防病毒软件过程中，需要及时对病毒防护系统进　行更新，杜绝系统漏洞对电脑造成隐患，以此实现系统共享功　能。不仅可以减少文档隐患对团队带来的麻烦，而且可以延　长计算机的使用寿命。　２．２加强信息化管理意识　众所周知，企业领导人员的管理意识可以直接影响企业　的发展；因此，企业领导人员必须转变重视发展轻视管理理念；　根据企业自身发展特征，制定统一的信息办公技术制度；主要　包括：制定科学的文件重命名、文档存储位置、文本格式以及　计算机安全防护等方面，提高文档使用价值。　为了完善企业企业内部管理制度，企业应该树立信息化　管理理念，健全企业内部管理制度，对信息化办公人员的行为　进行统一。通过制定切实合理的信息化办公管理战略，企业　领导人员坚持公平、公正的原则对待每一位员工；制定合理的　绩效策略，激发员工对工作的积极性，促使企业迈入科学化发　展轨道。　２．３提高工作人员办公技能　企业工作人员的工作能力可以间接地影响企业的发展；　因此，企业领导应该注重协同员工能力的培养；包括制定员工　培训制度，企业可以选择第三方培训方式，企业领导人员通过　定期组织员工参加培训，加强工作人员的工作技能，培养员工　脚踏实地的工作态度，不仅可以提高工作人员的工作效率和　工作质量，进一步而且可以提高企业的工作效率。企业工作　人员数量紧张的情况下，可以选择分批培训模式；办公人员在　培训期间要熟练掌握工作技巧，通过不定期的培训，提高工作　人员使用计算机能力，实现企业信息化管理模式；促使工作技　能和理论知识相互结合，降低企业的运营成本。　参考文献：　［１】范雯琦，翁长松，姚贺鹏，等．探索信息化办公平台的应用［Ｊ］．　中国化工贸易，２０１４（９）：３６．３６　［２　杨霄翼．浅析水工环行业信息化办公中的问题及对策［２］Ｊ】＿　计算机光盘软件与应用，２０１３（１８）：８１．８２，８４