浅谈建设项目电子档案收集管理中的问题及对策
汪 敬
（达州职业技术学院，四川 达州 635000）
摘 要：随着信息技术的发展，建设项目电子文件大量产生，电子文件归档和电子档案管理成为档案工作的巨大挑战；本文分析了建设项目电子档案收集管理实践中存在的问题并针对性地提出解决对策。关键词：建设项目；电子档案；收集管理
建设项目电子文件是指建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。建设项目电子档案是指建设项目在建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。
三、做好建设项目电子档案收集管理的对策方法
（一）加强对档案工作者的教育和引导，使其转变观念，提高电子档案的收集管理意识
在科学技术不断进步的今天，信息化和数字化建设成为主流趋势，档案管理部门及相关领导应该加强对建设项目档案管理人员的教育和引导，及时转变思维观念，提升对电子档案收集管理的重视程度。
一、加强建设项目电子文件归档和电子档案管理的重要意义
随着信息技术的发展，电子文件和电子档案的数量日益增多，在项目建设过程中重视电子文件的形成、积累和归档管理工作，是新时期信息化和数字化对档案管理工作提出的新要求，做好建设项目电子文件归档和电子档案管理工作不仅可以丰富档案查询和利用的途径，为今后的管理、运营、维护等各项工作提供系统、准确、完整、可用的电子档案资源，同时也有利于提高工作效率，降低档案管理成本，实现资源共享，提高档案信息化和数字化建设水平。
（二）强化业务指导，加强建设项目电子文件归档及电子档案收集管理的业务培训
随着计算机技术不断发展，建设单位档案管理部门应组织相关的培训活动，对各参建单位的档案工作人员进行业务培训，更新其知识结构，使其掌握现代的知识工具，进而熟悉电子档案的业务工作，明确各参建单位档案人员的职责，从而确保电子档案收集管理工作顺利进行。
二、建设项目电子档案收集管理中存在的问题
（一）建设项目电子档案收集困难
建设项目电子档案收集困难主要表现在两方面，一是档案管理人员对电子档案的收集不够重视。二是电子档案的收集管理工作对档案管理人员的专业要求较高。目前，在电子档案的收集过程中，存在重纸质轻电子的情况。由于传统档案管理的惯性思维，一些建设单位和参建单位常常只重视纸质档案，而对电子档案缺乏必要的重视，档案管理人员在收集资料时，也更青睐于纸质资料，认为电子档案存在不安全，容易丢失和被删改等问题，而且电子档案与纸质档案同时保存会加大工作量，增加工作难度。另外，电子档案与传统的纸质档案有所不同，对档案管理人员的专业要求较高，在日常的收集和管理工作中，需要转换格式，进行备份，检测有无计算机病毒，对电子档案是否可以正常读取、安全存储等一系列问题进行检查，这就要求档案管理人员具备较高的计算机专业素养。
（三）完善建设项目电子文件归档和电子档案管理规章制度，认真做好电子档案的收集和归档工作
为了更好地提升电子档案收集管理工作质量，还需相关部门制定完善建设项目电子档案收集、整理、归档等规章制度和规范。确定电子文件归档范围及电子档案分类方案及保管期限，保证项目电子档案收集齐全和有章可循。
（四）项目建设单位需严格执行“四纳入”规定
建设单位应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。“四纳入”必须要涵盖建设项目的全过程，包括项目计划、项目招投标、签署合同协议（包括设计、施工、监理等）、项目验收等重要环节。如果不执行“四纳入”，电子档案的整体质量将会受到不同程度的影响，比如项目档案管理人员缺乏、硬件和软件设施不具备、制度建设滞后、标准落后等问题的出现，最终严重影响建设项目电子档案的质量。
随着信息化和数字化时代的到来，电子文件归档和电子档案管理越来越成为时代趋势，电子档案收集管理已成为档案管理工作中重要的一部分。建设项目电子文件归档及电子档案收集管理工作具有自身的特点，其对档案管理人员提出了更高的要求，对档案管理人员来说是一个新的挑战，更是一个新的机遇。做好新校区建设项目电子文件归档及电子档案收集管理工作，需要广大档案管理人员转变观念，提高认识，携手共进，并肩作战，创新工作，为数字化和信息化建设贡献力量。
参考文献：
[1]刘春雪.建设项目电子文件归档和电子档案跟踪管理探究[J].科技创新导报，2018（36）：156+158.[2]王英玮，常建法.《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》内容及相关问题的思考[J].北京档案，2019（03）：18-22.
（二）建设项目电子档案收集不齐全
建设项目电子档案收集不齐全主要因为没有一个专门针
对电子档案的收集范围和办法，档案管理人员在日常工作中只注重地勘、施工图、预算、财评、施工日志、竣工图等电子档案的收集，而忽视了前期文件、重要合同、设计变更等电子档案的收集。这严重影响了电子档案的完整性和系统性。
（三）建设项目电子档案收集管理缺乏制度规范
因为缺乏相关的电子档案的收集及管理规范和制度、电子档案分类方案以及电子档案归档系统，大多数高校的档案管理部门虽然做了有关建设项目部分电子档案的收集工作，但并没有对电子档案进行科学分类及严格的归档管理，电子档案的收集、归档和保管利用缺乏制度规范和统一管理。
作者简介：汪敬（1989— ），女，汉族，四川邻水人。主要研究方向：档案管理。
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