采购流程

为了统一限量，控制办公用品规格以及节约经费开支、规范公司办公用品的采购、领用流程，降低办公用品库存的同时保证办公用品的供应，减少办公用品的浪费、私用现象，特制定本制度。 一、办公用品购买原则

1、卖家选择：坚持货比三家的原则，选择守信誉、质量优、价格低的供应商，并建立长期合作关系。做到定点采购，力争银行结算减少现金支出，降低采购成本。 2、小型或零星的办公用品的采购要由行政人员到办公用品店选购或网上购买，尽量做到定时定点采购。

3、大型办公用品（这里指单价在500元以上或固定资产）的采购要两人或两人以上到大型商场询价，对比之后选购价格合适、质量合格的办公用品（固定资产） 4、凡公司内部的各个员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买，汇总后交由行政部经领导批准后统一进行购买，特殊情况急需的物品且相关领导不在的情况下可由相关领导授权行政人员先行购买，事后及时补办手续并汇报给部门的相关领导，及登记入库以作备案。

5、行政人员月底之前将本月采购的«办公用品采购明细表»以及«日常支出费用明细表»交给本部门的负责人。 二、采购流程

1、办公用品的采购流程（如下图所示） （1）常用办公用品的采购：

每月底统计下月各部门所需的办公用品数量及其种类并填写«办公用品采购申请表»经相关领导批准后由行政人员负责进行采购，期间如有急需物品需要添置可直接采购，并由采购负责人及时在采购点做好记录。（后附表）

本月底各部门将下月所需物品报 行政部，行政部统计并填写«办公用品采购明细表» 公司行政部负责人审核 财务部负责人审核 行政部负责采购

2、固定资产采购流程（如图）

填写«固定资产登记卡» 填写«固定资产验收单» 行政部进行采购 交行政部由总裁签字批准 交由该部门/公司负责人签字 申购人填写«固定资产采购申请表» 行政部验货并登记入库按需发放 费用结算和报销

1、常用的办公用品结算和报销方式

（1）常用办公用品凭发票或收据进行报销应付金额，如数额较大可交由财务部直接结算。

（2）小件商品的报销程序可按照常规报销方式，经财务审批相关领导签字即可直接报销。

（3）预支借款：需要先写借据经相关领导签字批准后方可购买，购买后按照常规报销方式进行报销。 2、固定资产报销

经批准购买的办公用品（固定资产）报销方式按常规报销方式报销，未经任何程序购买的物品，一律不予报销。 三、办公用品的管理 1、个人/办公用品管理

领用人需填写“办公用品使用登记表”注明日期、物品名称、数量、部门、使用人签字（相关领导领取物品时可由代领人或行政人员代签）（附表）。（注：为节制浪费尽量避免在

短时间内重复领取同一样物品（特殊情况除外））

2、固定资产管理 （1）固定资产安全管理

固定资产的安全按照“谁试用，谁保管，谁丢失，谁负责”的原则实行。 责任人对所负责的固定资产必须正确使用，精心爱护，保证固定资产完整性。严禁用办公用品办私事。未经许可，不得将固定资产借给外单位或非本单位的人员使用。 （2）固定资产盘点：固定资产要定期进行盘点，统一编号并填写«固定资产盘点表»（附表）。

（3）固定资产转移：固定资产转移分为固定资产内部调拨、固定资产的租出、固定

资产的租入。

固定资产的内部调拨需填写«固定资产转移单»，固定资产的租出需填写«固定资产租出通知书»，固定资产的租入需填写«固定资产租入通知书»（附表）。 （4）固定资产的维修：需填写«固定资产维修申请单»（附表）。 （5)固定资产的报废:出现下列情况责任人可以按程序申请报废 ①固定资产已过使用寿命，确实不能再使用； ②固定资产出现故障经确认无法再修复；

③因设备配置低或配套设施落后而造成事实上不能再使用； ④维修成本过高，达到或超过设备自身价值；

出现以上情况的固定资产按报废程序并遵循财务相关规定办理报废。 3、存库管理

（1）每月底对本月所有人使用的办公用品进行核算登记，对库存办公用品进行一次盘点。

（2）定期对固定资产进行盘点，并统一编号登记入库。

财务部

2015年5月1日

日期 办公用品使用登记表 领用部门 物品名称 数量 领用人