秘书人员的素质和职业能力培养

作者：李阳

来源：《好日子（下旬）》2020年第05期

摘要：当今社会对现代各职业的工作要求越来越高，秘书职业也不例外。秘书素质的优化是符合各企事业发展进步的必然要求，是遵循秘书事业发展规律的结果。秘书人员必须把握秘书事业发展的特征和趋势，熟识秘书素质的基本内涵，掌握秘书素质优化的途径，在社会和工作部门提供的环境氛围下不断提高自己。 关键词：秘书人员;素质;职业能力培养 前言

办公室秘书是从事办公室程序工作、服务领导决策、协助领导处理相关事宜的主要人员，其岗位职能体现为辅助管理，主要服务对象为办公室领导。因其工作的重要性与严谨性，所以对办公室秘书的综合素质能力有着更高标准与要求。随着国有企业的不断发展，办公室秘书所承担的任务与压力呈现出与日增长的态势，而要想完全胜任办公室秘书岗位，需要求秘书人员不断提升综合素质能力，进而发挥出办公室秘书的最大作用与价值。 1国有企业办公室秘书综合素质要求 1.1职业素质要求

随着我国市场经济体制的愈发完善，国有企业面临改革发展的局面。在此背景下，要想发挥出办公室秘书的最大作用与价值，成为办公室领导的重要助手，需要求秘书人员具备过硬的职业素质，具体包括：（1）优良的道德品质。作为办公室领导的重要辅助人员，办公室秘书所接触的工作内容都十分重要，若稍有差池，极易对国企发展产生影响。所以，秘书人员需具备以下几点职业道德。第一，办公室秘书需具备扎实的理论、思想基础，正确认知马克思列宁主义理论，做到忠于党，坚决服从党的领导。第二，办公室秘书因工作性质因素，所以在工作期间会接触到部分国企核心机密。对此，需要求秘书人员具有良好的职业操作，做到对国企机密的完全保守，对外界诱惑能够不为所动，在工作期间实事求是，尽心尽力的完成领导交代的每一项任务。第三，秘书人员需具备爱岗敬业精神，对待任何一项工作都要尽职尽力，保持着严谨、严格的态度，不放过任何小事和细节。不能因工作内容的繁琐、琐碎而产生厌烦、烦躁的情绪。（2）过硬的身体、心理素质。因部分工作事关重大、刻不容缓，所以秘书人员在工作期间会遇到加班、熬夜的情况。这就要求秘书人员具备良好的身体素质，能够胜任办公室秘书的岗位。其次，办公室秘书涉及到部门沟通、协调的工作，所以需具备良好的心理素质，做到在工作过程中保持谦虚谨慎、不卑不亢的态度，若工作遇到难题，需第一时间谦虚讨教。而在面对误会误解时，能够以饱满的热情投入到工作，做到对他人的成就与成绩不嫉妒。（3）

工作能力。办公室秘书人员要想实现对岗位的有效胜任，需具备协调能力、语言能力、办事能力、组织能力、交际能力等，在汇报工作时可以清晰且客观的反映出工作开展取得的成效以及存在问题，做到言简意赅、语言清晰、思路明确。 1.2职业素质能力 （1）智能化服务

办公室秘书需立足于长远角度去看待问题，不断提升自身思想与认知水平，做到以领导的角度去客观的分析问题，进而为办公室领导提供智能化服务，最大限度发挥出办公室秘书辅助管理的职能作用。 （2）多样化服务

在具体工作开展期间，办公室秘书需在提供日常事务服务的基础上，提供其它服务事项，如文字沟通等，做到全面性服务。对此，办公室秘书需在精通岗位业务的前提下，為办公室领导提供综合业务服务，依据对领导需求、个性特点的分析，确保其服务提供的多样化。 （3）主动性服务

通过多年的工作经验累积，办公室秘书能做到对企业发展存在风险与问题的及时发掘，通过对问题风险的深入剖析，帮助领导第一时间解决问题，提升服务的主动性。以预见性的眼光来预测、分析领导要求，进而第一时间帮助领导解决困难。 （4）协同性服务

办公室秘书工作具备综合性、繁琐性等特点，若仅凭借秘书人员单打独斗，无法取得显著的工作成效。因此，办公室人员需做到相互配合、相互协调，在遇到相关问题与难题时，做到共同面对、共同解决。

2秘书人员的素质和职业能力培养措施 2.1提高办公室秘书业务能力

身为秘书，为了保证工作的顺利进行就要有足够的业务能力，办公室秘书应当成为领导安排工作的推动者，其要能时刻理解领导的工作意图，做好信息的收集工作，及时给领导提供信息，从而更好的帮助领导进行信息的处理，以推动企业的发展。企业还应当让秘书充分了解国家的各种政策和石油行业经济状况以及科学技术的发展方向，从而使其可以把握企业的状态。企业应当使办公室包括秘书在内的所有员工积极参与到工作中去，落实企业工作，提高管理水

平。企业要不定期的组织人员展开业务能力培训，在培训的过程中注重办公室秘书的工作业务能力，观察秘书是否可以将理论应用于实际实践当中，从而提高办公室秘书的业务能力。 2.2培养秘书的个人素养

秘书是一项非常复杂的工作，因此这种工作对个人素养的要求很高。首先，秘书应当具备丰富的专业知识，从而可以应对各种工作当中出现的问题。其次，秘书还要具备优秀的品德，身为领导身边最近的人，秘书必须要做到对人真诚、守口如瓶、实事求是、踏实肯干的品格，从而使领导可以放心的将工作交给他。最后，秘书要有良好的智商与情商，秘书的工作一直是在各种人员之间充当“中间人”的作用，因此，这项工作需要秘书具有良好的交际能力，其要懂得如何与人拉近关系，如何建立丰厚的友谊，从而便于领导开展工作。 结束语

综上所述，企业应当不断提高对办公室秘书的要求。经上文可知，在工作中，办公室秘书只有充分发挥自身的职能，才能保证领导的工作顺利开展，确保信息的传达与落实，使整个企业上下级之间紧密联系，从而提升企业的工作效率，提高企业的经济收益，为推动企业发展做出应有的贡献。 参考文献：

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