浅议财务部门在应收账款管理过程中的作用

浅议财务部门在应收账款管理过程中的作用

应收账款是指企业因销售商品、提供劳务而应向购货或接受劳务单位收取的款项，是企业销售商品、提供劳务等经营活动所形成的债权，主要包括企业出售产品、商品、材料、提供劳务等应向有关债务人收取的价款及代购货方垫付的运杂费等。它是企业流动资产的重要组成部分，也是内部投资的重要组成部分，其质量状况关系到企业整个资产和会计信息的质量。应收账款的存在，对企业来说是一把双刃剑，它一方面可以促进扩大销售、减少库存，提高市场竞争能力；可以加速产品销售的实现，加快产成品向销售收入的转化速度，从而降低存货中的产成品数额及相关费用。另一方面应收账款过多也会使营业周期延长，加速现金流出，影响企业资金循环，使大量的流动资金沉淀在非生产环节上，致使企业现金短缺，降低资金使用效率，加大财务风险，严重影响正常的生产经营与发展。因此，企业应收账款管理对企业规避商业风险，保证资金流转畅通，实现利益最大化而言意义重大。

应收账款管理按阶段可以分为事前、事中、事后管理。事前主要加强源头管理，如强化对企业销售部门的内部管理，尽可能减少赊销业务；落实责任，制定问责制度；建立客户资信调查评估制度；建立合同谈判内部控制机制，严格审批手续，加强赊销合同的管理等。事中主要强化日常监督和管理，如加强应收账款日常动态信息的传递和报送；定期对客户资产情况分析；建立应收账款预警机制等。事后及时清对、严格催讨，如追究责任，催讨业绩纳入考核；针对不同客户，制定灵活的催收方案；采取必要措施转嫁风险等。财务部门在这个过程中究竟发挥着怎样的作用？我们试图通过在对管理过程中展开分析的过程中得出结论。

事前管理阶段——监督监管

企业在这个管理阶段一般容易出现两类问题：一是缺乏保护意识，忽视合同管理。合同之所以成为控制经营风险的手段之一，就在于他依照合同法以文字的形式明确规定买卖双方的权利义务关系，并受到法律的保护。正因为如此，对合同的管理就应该更加慎重、更加完美。然而事实并非如此，每笔逾期应收账款的后面往往就缺少完善有效的合同协议，更有甚者，竟信奉口头上所谓的“君子协定”、“一诺值千金”，一旦因账款收不回而对簿公堂的时候，拿不出确凿的证据。二是缺乏风险意识，盲目赊销。尤其是对销售对象缺乏必要了解，特别是对那些看似经营规模庞大的企业，总认为对方具有较高知名度，就放心地赊销产品。殊不知，正是在名牌光环的作用下，供方没有任何的戒备心理，就轻易落入“陷阱”，大批的应收账款难以回笼，货款旷日持久地被拖欠，最终产生坏账。针对以上两个问题，通常可以采取以下措施加以解决。

一、开展风险评估，建立全面的信用防范制度。企业在商品交易全过程中，应对各个业务环节可能产生的信用风险进行防范。对于不设立专门的信用管理部门的企业，需要依靠财务部门开展对赊销对象的资信调查，建立客户资信调查档案，制定资信等级评价制度，从而确立企业合理的赊销方针。

1．认真做好赊销对象的资信调查。对拟赊销的客户的资产状况、财务状况、经营能力、以往业务记录、企业信誉等进行深入地调查，根据调查的结果来评定其信用等级，并建立赊销客户信用等级档案。对以往业务来往中信誉较好、有一定的资产做抵押的企业可以评定为优；对资产状况和财务状况不佳，财务制度混乱，没有资产抵押，以往没有业务往来或有业务往来但信誉不佳的客户要评定为差。

2．制订合理的赊销方针。充分考虑影响赊销与应收账款的相关因素，通过比较信用标准和信用条件，遵循边际收益大于边际成本的原则，评估赊销风险、坏账损失、机会成本和管理费用等风险因素，权衡收账费用的增加与坏账损失的减少之间的利弊得失，做出方

案的优劣选择，制订最优赊销方针。如：有担保的赊销，赊欠过期则承担相应的法律责任；赊欠其较长的应收账款发生的坏账风险一般要大一些，因些企业可与客户签订附带条件的销售合同，在赊欠期间货物所有权仍属销售取得所有权。若不能偿还欠款，企业有权收回产品，弥补部分损失等。

二、规范赊销审批，建立严格的回款责任制度。健全信用交易的分级审批管理制度，明确规定各级人员的赊销限额，超过限额的必须有特别授权或向上级主管审批。在应收账款的管理中，赊销审批是决定赊销能否发生的关键环节，所以赊销审批人员应该对应收账款的形成与回收负一定的责任，每笔应收账款都要有专人负责，由财务部门负责监督。企业要针对应收账款管理中经常出现的状况，以制度的形式将债权责任明确下来，以规范有关人员的行为。主要内容包括:

(1)明确划分责任范围，对公司全部的客户的欠款尽可能地落实到个人；(2)明确规定在应收账款未完全收回之前，责任人不得调离企业；(3)明确规定各人的职权范围，对超限额赊销或未经审批赊销的应予以处罚，并承担由此而产生的后果；(4)明确规定隐瞒、变更应收账款事项应负的各种责任；(5)明确规定由于信用部门人员徇私舞弊，调查不实而产生坏账应负的责任；（6）明确规定财务部门的监督责任，防止责任管理流于形式。当然，对于企业内部管理来说，责、权、利是不可分的，应收账款的清收与责任人的经济利益要挂钩，目标要具体、奖罚要有力，故要制订严格的资金回笼考核制度，以实际收到货款数作为赊销申报人的考核目标，这样就可使销售人员明确风险意识，加强货款的回收，这点将在事后管理中详细说明。

三、加强合同评审，建立规范的合同管理制度。企业销售业务应实行合同管理制度，授权有关人同客户签订销售合同。对于金额重大的销售合同应当通过法律顾问等专业人员审核把关。未经授权，任何人不得随意签订销售合同。企业应认真开展合同评审工作，对

客户提出的标的、数量、质量、交货期、交货地点、付款方式及违约责任进行认真审查，并决定是否接受定单。一旦接受，企业要按合同要求组织生产与交货，确保全面履行合同。

财务部门在事前管理阶段要负责应收账款的计划、控制和考核，最大限度减少销售人员选私舞弊的可能性。在记录应收账款前，负责审核应收账款的合法性，相关凭证是否全面、正确，应收账款的形成是否符合企业的信用政策，从而起到监督监管的作用。

事中管理阶段——主导指导

应收账款管理意义上的事中管理即款项赊欠未还清且未至期限。企业在事中管理阶段因为缺少有效地管理机制、制度不科学或是落实不到位而出现种种问题。一是应收账款的账龄越来越长，增加坏账风险。企业的应收账款如得不到及时清理，不能按时收回货币资金，则意味着潜在的坏账风险，账龄越长，坏账的风险越大，会增加收账成本。二是财务部会计人员无专人负责对应收账款定期定向清欠；没有建立定期清查制度。许多企业长期不与欠款单位对帐，或对账后没有形成有效、合法的文字对账依据，仅仅口头承诺。三是应收账款跟踪控制存在问题。很多企业未建立应收账款跟踪控制制度或未遵守制度。有些企业对应收账款的跟踪控制缺乏规章制度，或有章不循，形同虚设。主要表现为:①财务部门不及时与业务部门核对，销售与核算脱节，问题不能及时暴露，造成企业应收账款居高不下。②企业未实行应收账款定期对账制度，交易过程中货物与资金流动在时间和空间上的差异以及票据的传递、记录等都有可能出现差错。对此，事中管理阶段的主要措施有：

一、建立应收账款日常管理制度

应收账款发生后，企业应采取各种措施，尽量争取按期收回款项，否则会因拖欠时间过长而发生坏账，使企业蒙受损失。这些措施包括对应收账款回收情况的监督和制定适当

收账政策。

一是回收情况的监督。企业已发生和应收账款时间有长有短，有的尚在收款期内，有的则超过了收款期。一般来讲，拖欠时间越长，款项收回的可能性越小，形成坏账的可能性越大。对此，企业应建立应收账款的收账监督制度，随时掌握回收情况。对应收账款回收情况实施监督。财务部门应定期对应收账款的回收情况、账龄等情况进行分析，编制一定期间的赊销客户的销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料。在分析中应利用比率、比较、趋势、结构等分析方法，分析逾期债权的坏账风险及对财务状况的影响，以便确定坏账处理、当前赊销策略。

二是根据分析资料发布催收预警，制定收账政策。按照合同信用条件，在规定信用期(付款日)之前一个星期以内，应收账款管理部门应向客户和经办人(或担保人)下发《赊销货款催收预警通知》，要求按期付款。企业参照分析资料及客户信用资料应采取各种不同过期账款的催收方式，比如，对过期较短的顾客，不过多地打扰，以免将来失去这一市场；对过期稍长的顾客，可以措辞婉转地写信催款；对过期较长的顾客，频繁地以信件催款并电话催询；对过期很长的顾客，催款的措辞严厉，必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼等等。

三是核对确认。赊销业务主要是在符合信用标准的老客户中连续不断地发生，故应收账款管理部门应经常、及时与债务人进行核对，发现问题及时调整、协商解决。企业可根据账龄的长短、业务量的大小等情况，选择电话、电子邮件、派人当面核对等方式进行。重点客户应派人当面核对，并在核对无误后双方签章确认，以保证日后一旦发生纠纷，诉讼资料的完整与时效。

二、建立应收账款跟踪管理服务

由信用部门（未设立信用部门的企业可由财务部门代行）和销售部门进行应收账款跟踪管理服务。从赊销过程一开始，到应收账款到期日前，对客户进行跟踪、监督，从而确保客户正常支付货款，最大限度地降低逾期账款的发生率。通过应收账款跟踪管理服务，保持与客户经常联系，提醒付款到期日，催促付款，可以发现货物质量、包装、运输、货运期以及结算上存在的问题和纠纷，以便作出相应的对策，维护与客户的良好关系。同时也会使客户感觉到债权人施加的压力，使客户一般不会轻易推迟付款。通过应收账款跟踪管理服务，可以快速识别应收账款的逾期风险，以便选择有效的追讨手段。在工作中，财务部门、信用部门和销售部门互相配合，分清各自在跟踪服务中的职责，达到相互监督相互促进，提高应收账款回收率，促进企业销售的目的。

三、发挥财务核算监督指导作用

加强应收账款的核算和管理，关系到企业的资金周转，甚至影响到企业的生死存亡。财务部门应建立定期或不定期的与客户的对账制度，及时了解客户的财务状况，并将对账结果和对客户财务状况的了解通报给销售部门，客户信用部门，保持信息互通以便其他部门及时采取应变。其事中管理阶段的监督指导作用从五个方面体现：

一是通过规范会计核算程序，统一应收账款单位名称，保持完整准确地交易记录，定期进行对账，对应收账款回收情况予以实时监督。

二是通过建立销售员“台账”核对制度，定期与客户和财务部门核对，出现未达账项或串户时，财务部门查明原因后作及时调整。

三是通过对应收账款的账龄定期监督，及时报知管理部门采取措施，调整企业信用政策，努力提高应收账款的收现效率。

四是对已发生的坏账必须严格核查，按程序报批核销，同时对已核销坏账建立备查登记簿，定期进行追踪核查，不放弃追偿权利。

五是指导制定收账政策。收账政策的制定要在收账费用和所能减少的坏账损失之间做出权衡。收账政策的优劣应以应收账款总成本最小化为标准，可以通过比较各收账方案成本的大小对其加以选择，制定有效、得当的收账政策，这很大程度上靠有关人员的经验；而财务部门除了提供必要的数据外，还可提供一些数量化的方法作参照，给予一定指导。

财务部门在事中管理阶段的主导作用体现在财务核算的监督指导作用上，无论是日常管理制度还是追踪管理服务都需要财务部门通过登记核算入账提供信息作为执行后盾，在上一节中已作详细归纳，不再赘述。

事后管理阶段——配合保障

事后意即款项逾期未还。对企业来说，在信用期间能否按时回收应收账款虽说与事前、事中的管理制度执行力度有关，但一定程度也取决于外部环境的客观因素。因此，发生逾期未还现象必须采取有力的管理措施避免坏账发生及转移风险“亡羊补牢”，以使企业损失最小化。许多企业往往因为忽视事后管理，未责成到人，未充分调动部门积极性，未加大催收力度，也不曾未雨绸缪转嫁风险从而蒙受巨大损失，极大挫伤企业活力。事后管理的一般措施主要有：

一、落实坏账损失责任追究制度，建立恰当的激励制度

企业对于不能收回的应收账款应当查明原因，追究责任，并根据责任人的责任范围和失职损失程度给予经济处罚。在这一制度中应详细列明责任的行政处罚、经济处罚标准，

以避免处罚的随意性而造成不公平和不可操作。而激励制度是指企业根据不同工作或生产的要求，按规定的奖励条件和奖励标准，给予职工奖励的制度。现代企业应建立现代企业文化激励理念，在科学核定工作岗位目标任务的基础上，建立恰当的营销与应收账款管理激励制度。做到物质如工资、福利、奖金等经济利益激励；工作设计如工作轮换、群体自治、弹性工时等激励；参与管理如职工代表大会制、集体议事、协同管理、职工建议制等激励；组织氛围如集体荣誉、信息沟通、情感投资、群体规范等多种形式激励的有机结合，充分激发和挖掘职工积极性。追究制度与激励制度强调奖惩并重，可充分调动催收工作的积极性。

二、充分利用法律武器，加强自身合法权益保护。不按合同、协议规定归还到期债务是负债方的一种违约违法行为。但由于地方保护主义的存在和干扰以及诉讼的成本效益反差等原因，一些企业宁愿坐视相当部分应收账款沦为呆滞账，也不愿催索欠款或诉诸法律来维护自身的合法权益。而且在当今的买方市场下，很多企业为了拥有一定的客户资源，不愿通过法律手段来维护自己的合法权益。有债不愁、欠债有理的经济畸态使部分企业在资金紧缺又借贷无门的情况下，纷纷效仿拖欠应付款，致使企业之间的三角债越积越多，结算资金相互占用，形成恶性循环，使企业深陷债务链难以自拔。因此，除了需要政府完善立法，健全社会信用机制与监管机制，企业自身也需要不断增强维权意识，利用法律武器惩戒失信行为，从而形成守信氛围，不断促进社会信用监管体系的建立。财务部门可提供应收账款的管理台账为企业维权索帐提供依据。

三、借助应收账款出售与融资，多渠道提高变现能力。

应收账款产生之后，企业除了积极催收以外，还应积极对其进行利用。2003年财政部发布了《关于企业与银行等金融机构之间从事应收债权融资等有关业务会计处理的暂行规定》，对应收债权出售和融资的会计处理进行了规范。在2006年财政部颁布的《企业会计

准则》中，则将应收账款列为金融资产之列。应收账款融资在直接有效地规避应收账款所带来的风险的同时，可以迅速以低成本筹集企业所需的资金，满足企业因应收账款占用造成短期流动资金不足的融资需求，开辟了企业融资的新渠道。

1.建立应收账款融资业务。应收账款融资业务是银行根据商务合同交易双方之间的赊销行为而设计的一种金融产品。卖方将商务合同所产生的应收账款转让给银行，由受让银行提供贸易融资等金融服务，可以迅速满足企业因应收账款占用造成短期流动资金不足的融资需求。应收账款在企业资产中属于变现能力强、风险低的优质资产，其变现能力仅排在货币资金和短期投资之后。因此，企业为解决临时资金紧张，将应收账款出售给银行或以其作质押，银行和企业都能获益。随着我国市场信用体制的不断完善，企业通过应收账款出售和质押进行融资的业务也逐步开展起来。因此，企业可以积极尝试利用应收账款融资，提高应收账款变现能力，减少坏账的产生。另外，通过应收账款融资业务还可以提高账款的回收率：由于专业保理公司对销售公司应收账款进行管理，公司可以免去应收账款管理上的一大负担。同时，保理公司具备专业技术人员和业务运行机制，会详细地对客户的信用状况进行调查，建立一套有效的收款政策.及时收回账款。

2.进行债务重组。债务重组是指在债务人发生财务困难的情况下，债权人按照其与债务人达成的协议或者法院的裁决，同意债务人修改债务条件并做出一定让步的事项。它只是针对于赊购方无力付款的情况而言的。通过债务重组，不仅可以挽救濒临破产的赊购企业，而且对于销货方来说，也可以从一定程度上降低其坏账损失的风险，达到收回全部或部分货款的目的。

3.建立应收账款转让市场。应收账款转让市场是在一定的经济条件下出售与转让应收账款的一种买卖场所。在该买卖场所中，企业将应收账款出让给信贷机构，通过给予信贷机构一定的收账费用，从而将收账风险转移给信贷机构，达到收回部分或全部应收账款的

目的。

财务部门在事后监督主要起到配合保障作用：通过对应收账款台账的制定监督及应收账款总账和明细账的登记，配合实施责任追究制度与激励制度；通过提供法律证据保障企业维权活动的成功；通过金融核算确定最佳变现渠道，保障企业利益损失最小化。

总结

经过对应收账款管理过程的阶段措施分析，我们不难发现，财务部门作为企业管理信息服务部门，根据企业的发展战略，明确企业的财务发展目标， 从完成企业总体发展目标的角度出发，定期编制账龄分析表、销售收入表、产品市场占有率变动情况表等，为促进各部门改善各自的发展状况，提高利润创造力、降低应收账款产生率以及为各部门落实应收账款管理职责提供优质信息服务。在管理过程的三个阶段中除了完成本身核算职能之外全程参与监督，同时扮演着过程监督者、信息提供者、决策指导者的角色。