告知函的格式及写法

告知函的格式及写法

告知函的写法.告知函和答复函十分接近.它们的要紧区别在于答复函是答复对方所询咨询咨询题,而告知函则是告知对方有关事情.

告知函的正文通常包括两项内容.一是告知原由.说明制发本函的原因.二是告知事项.简明扼要地叙述告知对方有关事项的具体内容及应注意的咨询题.

函的结构和写法

（一）标题

函的标题普通由发文机关、事由和文种构成，有时也能够只由事由和文种构成。

（二）正文

1．开头。写行文的缘由、背景和依据。

普通来说，去函的开头或说明依照上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、不明白和困难。

复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关咨询题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。

例一：

告知函

敬启者：

我方三月十日致贵方函谅悉，故在函曾中强调我方第816号单交货之重要，务心将物资于四月三十日前运达。

物资虽已运出，但尚未接到贵寄来的任何资料，除取消本订单外，别无挑选。因为我方顾客坚持交货日期，如此做实出无奈，至感遗憾。

发函者

例二：

告知函

敬启者：

贵方订购物资的出口许可证已获批准。物资即于八至十天内制伯完成，特此奉告。我方建议，以见到由中华人民共各国中国银行开出别可撤消信用证时付款。

我方一接到贵方确认书后，信用证就已开出，而物资即行启运并将文件寄出，作为向银行结帐任据。

敬上

发函者

联系函范例

例一：

联系函

敬启者：

信用证修改事项说明如下：

依照我方收到的信用证，其付款规定为见票120天付款。但是我方所需要的，是见票即付信用证。此项规定已获贵方接受并在贵方订单上明确记载。所以，请贵方按单内说明修改。物资将于本月二十交运，敬请贵方根据我方要求马上修改。

敬上

发函者

例二：

联系函

敬启者：

贵方提醒我方于九月十六日付款逾期一函敬悉。本公司本计划付清，但由于本地季节性贸易别景气，造成我方顾客付款极度缓慢。

此种原因，致使本公司临时别便清偿货款总额。今天经过中国银行，本公司以电报发出，贵方可在一两天内收到。本公司希翼贵方能了解我方困境并给我方以协助。

发函者

请求函范例

例一：

请求函

敬启者：

感谢贵方索取本铬镍钢司新型手袋名目一函。贵方所需名目分别寄上，交盼贵方对所列条件会感兴趣。

订购数量多少与价格，在表上均有分别说明，并且此表亦可作订购单使用在通常事情下８８～９８页上显示有多种新型号，是今年手袋展示会上一种时沿，敬请贵方注意。

因为本公司接获大量订单，务必全力履行，故建议贵方对本公司之产品指示，尽速惠函告知。

发函者

例二：

请求函

敬启者：

今天本公司已将一瓶新上市的样品美酒邮赠阁下，以示对阁下之敬意。并盼阁下在府上尝试一番。假如你尝试，就会接受我方认为为此为每一位家庭主妇选购餐食的必需品。

这种酒是甜酒和酒精的最佳混合，喝上几杯，就会发出一种醇厚而馥郁的滋味，对食欲特别有效。这种上等酒是悉尼运来，保括运费在内每打美金20。

以普通信用证，赋予的贸易折扣为20%兹随本函附上特制卡式订单表，请贵方将其填妥后投入信箱，以便我方处理。

发函者

2．主体。写需要商洽、询咨询、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。

函，或去函和复函的事项普通都较单一，可与行文缘由合为一段。假如事项比较复杂，则分条列项书写。

⒊ 结语。别同类型的函结语有别。假如行文不过告知对方事项而别必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能接受”、“望准予××是荷”等适应用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函别写结语。

五、注意咨询题

1．注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。

2．开门见山，直奔主题。不管去函依然复函，都别要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。

3．一文一函，简洁明了。

4．语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和别相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，幸免模糊笼统、犹豫别定。

二十周年同学会邀请书

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聚的温馨.请你参加城关中学八九届一、二班同学会,去听听久违的声音,看看曾经熟悉的天确实笑脸.

二十年的岁月，同学们一路走来，风雨无阻，收获了许多的成绩，也饱受了无尽的沧桑。大伙儿一起互相诉说会面的兴奋，倾诉二十年的记忆；学生紧握着恩师的手，衷心未动分毫祝愿老师安康；恩师端详着学生的脸，欣喜我们的成长；也有交流互相寻找联系之艰苦，辗转赴约之路线……

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指望你早作安排,如期赴约,并尽快赋予回复.

当我想你的时候，我的心在颤抖；

当我想你的时候，你可曾听说……