某公司外包产品质量保证管理规定

外包产品质量保证管理规定

变更履历及签署：                     

1. 目的

为了规范外包产品操作程序与要求，实现对外包产品的有效控制，使得外包产品充分满足顾客的质量要求，特制定本管理规定。

2  适用范围

     本规定适用于不在本公司加工的外加工产品。

3  相关文件

《样品试制计划编制程序》

《合同评审程序》

《合同变更信息传递程序》

4  程序及要求  

4.1 外包产品供方的调研和立项申请

   采购部门实施外包项目的市场调研，基于市场营销部门提供的有关产品的结构/性能、产品的价格、产品的生命周期、顾客需求量以及交货期等相关信息，通过分析对比，确定两家以上的供方，并作出书面的《XX外包产品供方调研报告》的立项申请，提交总经理批准。

《XX外包产品供方调研报告》至少应明确以下内容：

    —— 阐明外包产品供方的能力、资质；

    —— 外包产品涉及的范围（规格/数量）；

    —— 外包产品的价格分析（材料成本/加工费用、买入价/卖出价等）；

    —— 外包产品最短的交货期以及最小批量；

    —— 外包产品供方的优劣势综合分析及选择建议。

4.2 外包产品的供方审查

    《XX外包产品供方调研报告》经总经理批准后，进入外包产品供方审查阶段。

采购部门作为牵头部门，组织技术、品管、市场营销（必要时）等相关部门对外包产品的供方进行文件资料审查和现场审查。

   技术部门实施审查工作，应着重于产品的技术要求、采标情况、技术/ 工艺/设备的能力、制造经验以及设计开发的过程控制是否满足要求等。

   品管部门实施审查工作，应着重于供方的品质保证能力，如供方的QA/QC状况、体系运行有效性等。

   采购部门实施审查工作，应着重于供方的投资/注册情况、经营业绩、财务状况、资信等级、交货期状况、服务态度等。

   各责任部门完成相应的供方审查工作后，将相关资料汇总至采购部门，由采购部门综合评价后，上报总经理。经总经理批准后，该外包产品供方才可列入公司《合格供方名录》。

   由采购部门负责与外包产品供方签定合作协议，有关产品的质量保证协议由品质部门拟制，可以列入其中，也可以单独签定。外包产品正常供货后，有以下情况发生时，需进行定期或不定期的供方审查：

   —— 外包产品发生了重大的设计更改；

   —— 外包产品在生产或使用过程中，发生了重大的质量故障或质量恶化；

   —— 外包产品的制造工艺和生产设备发生重大变化；

   —— 外包产品供方质量方针或组织机构有较大变化；

   —— 顾客有重大投诉；

   —— 合作协议中规定的定期审查。

（注：供方审查工作可视外包产品的技术含量、复杂程度酌情减免）

 4.3 外包产品技术标准的制定与样品试制

为了快速反应顾客需求，尽可能缩短新品的开发周期，市场营销部门在提供有关产品的结构/性能、产品的价格、产品的生命周期、顾客需求量以及交货期等相关信息给采购部门的同时，应填写《XX样品试制单》并将外包产品的样件及相关技术资料提交技术部门。原则上技术部门3个工作日内完成技术标准的制定，发放采购部门和品质部门。

技术标准至少应明确以下内容：

—— 适用范围；

—— 引用标准；

—— 技术条件；

—— 检验标准；

—— 包装、运输、储存方式。

作为责任部门，技术部门应视具体情况对样品的试制过程进行跟踪，以了解样品的制作过程，确保样品的技术要求符合顾客要求。采购部门对样品的制作进度负责，应确保样品按期交付。试制完成的样品经技术部门和顾客确认，无异议，则双方在样品上签署确认者姓名和封样时间，一式三份，分别发放外包产品供方、我司品质部门、顾客品质部门，作为三方检验工作的依据。

4.4 外包产品合同评审及采购计划的下达

外包产品需进行合同评审。

外包产品的采购计划由市场销售部内勤负责下达，即销售内勤凭顾客书面的订单向采购部门下达采购计划单，采购计划单需填写采购单价、采购数量以及顾客允许的数量范围。没有销售内勤书面的采购计划单，采购部门不得擅自采购。

4.5 外包产品的验收入库

品质部门依据技术部门发放的技术标准和样品，对采购的外包产品进行入库检验，检验完毕，在《爱生雅（南京）包装有限公司材料、商品采购单》“附注”栏填写检验结论；若检验判定不合格，还需填写《爱生雅（南京）包装有限公司退货单 》。检验结果应及时通知采购人员。

检验合格产品方能办理入库手续。采购人员将外包产品送交仓库时，需提供采购计划单、采购订单和检验合格证明，仓管人员凭此三项单据办理入库，填写入库单、登记明细账。手续不全，仓管人员不得办理入库。

4.6 采购发票入账及货款支付

外包产品发票首先应送交仓管人员审核，仓管人员应仔细核对发票上的数量和金额是否与入库单和采购订单相符。此外，外包产品发票还需要经过销售内勤的签字认可（即审核此项外包产品是否已开销售发票、购入单价是否与合同评审中的购入价相符）。所有外包产品发票都需附上入库单。对不符合以上任一手续的采购发票，财务不予接收。只有在确认外包产品开票销售后，财务部门才可将发票入帐。

原则上，只有在外包产品的销售货款收回后，采购人员才能申请支付外包产品的采购货款，对于确实需要提前支付的货款，采购人员需要提出专门的申请报告并经总经理批准。

4.7 外包产品的设计更改

4.7.1 我司提出的设计更改

设计更改应服从技术经济效益的需要，不允许有影响顾客使用要求、降低产品技术性能的更改。重大更改必须充分论证、经过实验验证，在掌握可行性根据后进行。

技术部门负责对设计更改进行确认，并及时变更相关技术标准、提供新的样件。

产品设计更改时，应对库存品的处理做出安排。

4.7.2 顾客提出的设计更改

顾客提出的设计更改应视为合同变更，按合同变更的相关程序进行。