16日下午到了会议所在城市后，直接入住酒店，在酒店大堂询问时候，发现目前酒店办会议的非常多，目前还没有房，说是要等到三点才能有房间，我就在大堂里面等着，看着酒店慢吞吞的退房速度，我心里不禁有点着急。怎么办?万一我们参会的老师来的话没房间怎么办?或者到时候老师们一起来到，办入住的速度这么慢，会不会影响参会老师们的积极性?一直在胡思乱想。终于快到3点半了，我入住了，足足等了两个小时。入住酒店就开始联系需要提前联系的老师们，确定好他们是否参加，确定好他们的车次和到站时间，心里盘算着怎么才能接待好这些老师。也和当地承办院校的负责人联系了何时办理礼品和装包，何时在大堂准备桌椅、在大堂准备接待。
17日，一大早，就接到了电话，果然呀，我的担心来了，原来是几位老师已经来报道了，比预计报到时间早了一天，到了大堂前台一问这里都有房间，去交涉问有没有联合酒店的房间，营销经理帮忙去打电话去另外的酒店找房间了，可是那边只有两间房，而这边5位老师，怎么也要三个房间。很着急，拜托酒店经理能不能想想办法。后来老师们说自己去找如家之类的便利酒店住一晚上就好了，第二天什么时间有房间什么时间过来。帮忙在前台找了地图，老师联系了附近的酒店，终于帮助几位老师解决了住宿问题。然后我就在想，以后办会议的话，一定要和酒店方面协商提前提下几个房间，方便提前报到的老师们来住宿。接下来就是去承办院校，装礼品和书籍资料。到地方一看26包书，还有八包书目，若干资料和光盘。我一一确定包中书籍分类。得到承办院校的学生们帮忙，终于把上百包礼品都装好了。累了一身臭汗。话说当我一个人一一分辨好几十斤一包的书籍，一一搬好分类时候后，大汗如雨，心里也在流汗，在家里我都不曾搬过这好几十斤一包的大件，这里我要搬30几包，还不止搬一次，腰也酸了，手也疼。心里感慨，原来编辑也不过就是一个民工。在自嘲一下：这才是上得了厅堂，下得了厨房，上的来工地，搬得动大包。还好后来一一装袋时候来了四位学生帮忙，好不容易才弄好了。心里很感谢他们，虽然他们是听命于自己的老师，但帮我我就应该感谢人家，留了名片，说如果有需要的他们专业的书籍就给我联系，希望能以后有机会感谢他们一下。到这时候，我才发现，有些事情必须要有人帮忙才能做得完，自己一个女孩子不能像个爷们，啥都能干，啥都干得动。装好包后，又和学校那边的负责人联系了一下商议一下报到处18日几点开始接待，那边回答是八点整，我的担心又来了，会不会在八点之前有老师报到而找不到接待老师呢?跟承办方提了这个问题，说一般不会，上人都是在下午左右。 我怀着满满的担心，回到了自己的住处，心想着自己早点起来吧，六点起床，吃个饭，在大堂等待 报到的老师好了。
18日，这是繁忙的一天，从早上六点到晚上十二点我一直都没有歇着，连喝口水的时间都没有。仔细回忆下，漏洞也有很多。从早上开始说吧，正在吃早饭，电话到了，有老师来了找不到报到的地方，我急忙跑出去接待，让酒店先帮忙办理住宿，接老师去吃饭。后来这位参会者告诉我其实他早上四点多就到了，只是一直在大厅坐着没有联系我，怕吵到我。我好感动!然后就是在大厅和承办院校的老师一起等着老师们报到。人上的真的很慢，报道的老师由于是和我单独联系的，到了就打我的电话，我一一接待，带领他们办理住宿，发放礼品资料。说到发放礼品，这就是我的一个漏洞，贵重礼品应该要专人管理防止丢失遗漏，我一个人在报道处，接人看管发放礼品资料是忙不过来，这点是办不到了。另外这次会议不是我们管钱，如果是我方管钱，就更需要相关人员打好精神，管钱要专人专管，有一个专门开发票，另外的人发放礼品。最好是一个人管一样，这样就不会乱了。另外关于发票有一点可提，还是参会老师告诉我的，一定要是那种地税发票，不能是事业单位之间的发票，有的老师可能报销不了，会产生问题。这倒是一个非常值得注意的问题。
中午的时候，让同事小美女帮我去接一位老专家，对于不能亲自去接这位老专家感到非常过意不去，我们在电话和QQ上聊过很多，也从老先生身上学习到很多，属于一直神交已久就是没有见过面类型的，如果不是实在走不开，我真的应该亲自去接他。接老先生的车回来了，远远跑过去，握手，他第一句话是问我老公好不，还说了我老公的名字，当时特别开心!老先生记忆力非常好，我只说过一次名字他就记住了，不愧是学数学的!然后陪老先生一起吃饭，大家聊天聊得很开心。然后走开接着去办事情。
等吃饭回来才发现来了一共30人不到，当时承办方都很急了，怎么会这样?我也心里一直打突突，不会有什么问题吧?不可能上百名老师一起有事不能来参加呀?观察一下，南京的老师们很多，而此地离南京非常近，坐高铁很方便，估计中午或者下午坐车花个一个多小时就到了，没必要太早到。确实四五点之后上人非常多，大家一阵好忙。在这个过程中，有老师打电话来问从高铁站、火车站、汽车站怎么到酒店，需要花费多少钱等等，一一帮忙作答。还有人问附近有什么好玩的地方，好吃的东西，这个就不知道了。发现打算在一个地方办会议之前一定对这里的风土人情好吃的东西都有所了解，记在脑海里，可以很好地向老师们解释。并且要熟悉自己所在宾馆处的地理位置，周边环境，包括自动取款机，超市，公交站等等大家需要或者可能需要的地方都要很熟悉。这个时候人数已经到了七八十人了。还有一部分老师打电话来说要晚一点到。这下心里有了点谱了。
晚上是和专家一起吃饭会餐，在所在的宾馆里面，大家气氛非常和谐，聊得很好。只是结账的时候我犯了一个错误，直接下楼结了帐，其实我应该挂在房费上的，这样就会节省好多钱，为本部门。以后再出去我就有经验了，一定不会犯这样的错误了。
聊到很晚，终于回去了那时候十二点多，很快的进入梦乡了。大概两点左右电话响了，太困了，没接，一会儿，房间的电话也响了，出了什么事情?一咕噜爬起来接了电话，原来是一位老师报道出了问题。和宾馆的服务员吵了起来，拒绝回去睡觉。仔细了解了事情经过，问题真在于宾馆服务态度不好，对客人很横，只是一般客人可能不会这么较劲维护自己权益罢了，我开始老师聊天，找他们大堂经理，找了到了解决的办法，大家都回去睡觉了，这时候有四点了。
第二天，也就是19日仍旧六点起床，接着忙碌，还是吃饭吃到一半被老师叫出去了，还好没有什么太大的事情，解决了。然后点清老师人数，上车去学校图书馆的开会地点。本来定下来是8点出发的，人多的话就会容易错过时间，照顾好拉后的老师我到了会议地点。招手办理图书书展的事情，摆好书，进入会议室，听专家报告。离开数学专业好久了，也好久没有进入课堂了，没有听过课好久了，在会议室我一边照相片，一边录音。进行资料的收集。说到收集资料，这点非常值得注意，现在各种电子设备非常先进，一定要带齐备了设备，这次我就吃亏在忘记带相机，只带了一个苹果的IPOD，内存还不足，只好删除自己原有的文件，很心疼。在听报告的过程中，专业上的东西倒是没引起我太多的共鸣，老先生讲座的方式说话的方式等等却给我深刻的印象，原来事情也可以这么做!老先生都七十多岁了，自己学习的PPT，这是多么强的学习毅力呀，才是所谓的活到老学到老。通过亲情迅速拉近与在座听众的距离，总结前面专家的话，融合气氛关系，感谢赠自己东西的朋友，。。。。。。这些自然而然的引出引入，让报告者的心和听众的心迅速拉近，这些都是我欠缺的，确实需要学习。
这时候会议上就没有什么需要格外注意的事情了。有一点就是一定安排好大家交流的时间，多多听取老师们的意见。另外主要有一点，作为会议负责人，一定要照顾好每一位老师的情绪，急他们之所急，照顾好他们。另外要很好的记住会议日程，会议时间等等方便有人咨询的时候仔细告知。
20号，旅游，没有什么需要注意的事情了。除了要和旅游团打好招呼，照顾好老师，清点好人数，最好带点药品传可贴之类的，防止突发事件。主要是通过这次旅游多这个城市改观，这个城市真是不错，很好。
21日，会议收尾工作，送别专家，回家。
回来之后，注意整理资料，邮寄会议通讯录，注意书展反馈信息，邮寄图书和与相关教师保持联系。这里需要注意一点，参会老师的报告一定要提前和专家要来，有需要资料的老师，一并和通讯录一起邮寄即可。会议上获得相关信息注意要跟进。