公共部位和物业公共设施设备保修期满后的大中修、更新、改造工程的情况下可以动用公共维修基金。通常来说，公共维修基金使用时需要向业主委员会申请，但是需要征求三分之二业主的同意，并且审批手续相当复杂。
但对于公共区域或配套设施设备存在严重的安全隐患，可能会发生严重的后果或危及人身安全，可以启动应急维修基金，这种情况下，物业公司或者业主委员会可以依法申请使用建筑物及其附属设施的维修资金，手续会相对简单很多。
公共部位是指物业主体承重结构部分户外墙面、门厅、楼梯间、走廊通道;公共设施设备是指物业管理区域内、由业主共同拥有并使用的，非经营性车场车库、公益性文体设施和共用设施设备使用的房屋。
1、申请阶段
申请使用维修基金应当由业主委员会向管理机构提出，并组织制定《维修方案》和《维修费用预算分摊清册》。实施物业管理尚未成立业主委员会的物业区域，由业主大会或相关业主会议委托物业服务企业向管理机构提出申请，并组织制定《维修方案》和《维修费用预算分摊清册》。未实施物业管理的区域，由业主大会或相关业主会议委托物业所在区域的社区居民委员会向管理机构提出申请，并组织制定《维修方案》和《维修费用预算分摊清册》。
提交下列材料：
(1)使用申请书;
(2)业主委员会成立的备案证明或者业主大会授权相关单位的授权委托书;
(3)原工程竣工验收证明或其他有关材料(特种设备应提供年检证明，如电梯，消防设备等);
(4)《维修方案》;
(5)《维修费用预算分摊清册》。
管理机构收到申请后，应当在七个工作日内组织现场勘查，审查《维修方案》和《维修费用预算分摊清册》。
2、表决阶段
对属于维修资金使用范围的，书面通知业主委员会或者受委托单位将《维修方案》和《维修费用预算分摊清册》在物业区域内适当位置公示七日，征求所涉及业主意见并补充完善，并经双三分之二以上业主依法表决通过，形成书面决议。
业主大会或者相关业主会议可以采用集体讨论的形式表决，也可以采用书面征求意见的形式表决。
3、核准划拨阶段
业主委员会或者受委托单位在施工前持下列材料到管理机构办理划拨维修基金手续：
(1)《业主大会决议》及公示证明;
(2)《维修项目施工合同》;
(3)法律法规规定的其它相关材料。
管理机构在十五个工作日内审核相关材料后，按工程形象进度将维修费用划拨到《维修项目施工合同》约定的账户。