方正电子公文传输系统如何发文,要具体步骤
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发布时间：2022-04-23 21:39
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时间：2022-05-03 03:37
1.5 系统功能简介 1.5.1 公文发送
由指定的人员将公文文件转成标准的版式文件，并将这个文件发送到指定的盖章人处盖章、加密，盖好公章后的文件可以进行浏览，在确认盖章无误后通过分发设置选取接收单位发送，接收单位可以是单个也可以是多个或群组。</SPAN></p>1.5.1.1 版式文件制作
公文签发之后，用户可以在相关的环节通过书生版式转换工具（SEP Writer）完成版式文件生成。转成的版式文件在保证远程传版的同时可以进行盖章形成正式公文文件。
1.5.1.2 公文发送登记
用户将排好版的文件登记入电子公文传输交换系统，并记录公文要素信息。主要完成相关公文要素的录入，并把待盖章的SEP文件上传到服务器。
1.5.1.3 盖章加密
对有盖章权限的人，可以在安装加密设备的机器上，完成对版式文件的盖章加密。此后正式公文已经形成，并全程受加密设备安全保护，在公文浏览时公章已经做了显示虚化处理，但打印出来是清晰的样式。
1.5.1.4 文件发送
如果盖章加密成功，根据具体公文选择收文单位，并可设定每一个收文单位的可打印份数进行发送。
1.5.1.5 回执管理
系统能对已经发送的公文文件进行跟踪，通过回执管理，文件发送人可以很好地掌握文件的处理状态。如对方是否收到公文，是否已经签收处理。并且可方便的统计出接收单位的签收情况。
1.5.2 公文接收
具有收文权限的用户进入电子公章系统进行文件的接收，在接收后首先对收文的文件要素信息和文件正文等内容进行浏览确认，确认内容无误后进行签收，签收后才可以进行打印还原成纸质公文的处理。如果业务需要可以根据规定将文件进行脱密或做转发处理。另外系统具有来文提示功能，方便用户第一时间处理公文文件。
1.5.2.1 公文的接收
公文的接收是系统自动完成的，一旦收到新的来文，系统会自动给出来文提示。
1.5.2.2 文件签收
收文方对于接收到的文件，可以进行签收或者退文处理，签收后系统将自动发送回执信息给发送方以便于文件跟踪。对于不符合要求的来文，可以进行退文处理，退文时需要填写退文理由。
1.5.2.3 文件的处理
用户签收完毕后就可以对文件进行处理了，其中可打印的份数由发送方的限定，另外无论用户对公文做任何操作公文都一直处于加密状态。最后为了将数据在自己的办公自动化系统中再利用，需要对公文进行脱密处理。
1.5.3 查询统计
通过应用支撑平台及书生核心技术相结合实现文件检索查询功能，方便用户对文件的跟踪、查找和管理。
统计功能可以按照业务需求生成多种报表形式。
1.5.4 电子公章管理
基于书生公司独特的电子印章技术和安全处理技术，实现在书生Sep版式文件上进行电子盖章。盖章完成后，电子印章具有不可分割、模糊显示、安全、纸质打印后全真显示等特性，充分保证印章使用单位的权威性和电子文件的规范性。电子印章必须以实物公章为模板，印章图像来源是通过扫描实物印章的印模得到，确保电子印章与实物印章在图像特征上完全一致。 采用硬件加密方式生成电子印章。 电子印章制作时可以指定电子印章的使用范围（绑定加密卡），进一步提高电子印章的在使用过程中的安全性。 电子印章存放在可移动介质上（推荐使用U盘）。 电子印章制作时需指定印章的名称、经办人、批准人等印章要素。 印章管理员可以根据实际业务需要，通过电子印章制作工具制作多个印章。 1.5.5 全文检索
书生SEP版式文件支持全文检索，与主流的全文检索引擎（也可以是用户自有的全文检索引擎）结合，可以实现对SEP海量文档信息的高速准确检索。检索结果可在SEP文件中高亮显示。
1.5.6 系统日志管理
系统日志用来记录系统运行的相关信息，用以监视系统运行状况。当系统发生问题时，它可以帮助客户的计算机管理员迅速判断系统故障所在；用户日志用来记录用户对系统所有的操作，可以通过用户日志管理来对用户在此系统中所有的行为进行监控；用章日志用来记录所有对印章的操作记录，以便日后进行查询统计。
1.5.7 系统管理维护
系统管理包括了整个电子公文传输系统的管理功能，是一个辅助管理工具，目的是帮助电子公文传输系统的正常运行。系统管理功能包括了用户管理、角色管理、权限管理、系统参数管理等。该模块完成了大量的参数配置，采用这些配置内容可降低程序的维护工作，加强系统程序的可移植性和可复用性，也方便实施人员或者用户的实施和维护
