如何编制招标文件
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*采购招标文件(或称标书)是向承包商、供应厂商(投标人)提出任务、条件、要求的综合性文件。招标文件的编制，是*采购招标准备阶段中的第一道工序，也是关系到*采购目标实现的前提。自1997年浙江省金华市推行*采购制度以来，笔者一直在一线担负采购工作，负责执行招投标。在实际中不断地探索和总结，现就编制规范的招标文件与同仁磋商。
编制规范招标文件的重点
招标文件是整个招标过程所遵循的法律性文件，是投标和评标的依据，而且是构成合同的组成部分。投标人只能根据招标文件的要求，编写投标文件。招标人能否编制出完整、严谨的招标文件，直接影响招标的质量，也是招标成败的关键，由此可见招标文件的重要性。笔者认为招标人编制招标文件时，应注重以下几个方面的工作:
对投标人做出严格的*在保证充分竞争的前提下，尽量使合格的供应商和承包商参加投标，以避免投标人过多，给各方面造成不必要的负担。这项工作建立在掌握投标商大量信息的基础上，而专职招标机构有条件做到这一点。
对招标文件的制作做出详细的规定使投标人按照统一的要求和格式编写投标文件，达到准确响应招标文件要求的目的。
为采购人当好技术规格和要求的参谋使采购者获得合乎要求和经济实用的采购品。
保证招标文件的科学、完整，防止漏洞，不给投标人以可乘之机
编制规范的招标文件范本
工程类招标文件编制在全国已有范本，故不在此赘述。货物类采购在整个*采购中占有的比重很大，但是全国并没有统一的招标文件格式。笔者在进行货物类*采购时碰到了不少问题。*采购执行机构除各级*采购中心外，还有其他采购代理机构。主要问题是编制的招标书既不规范也不统一，编制招标书的人水平高低也不尽相同。我们时常听到一些投标人抱怨，“看不懂标书”;有时还发现标书中的某些条款缺乏法律依据。
为解决上述问题，加强*采购工作的管理，进一步规范*采购招标投标活动，笔者所在的金华市*采购中心制定了货物类招标文件文本，印发各县、市、区和机关行政事业单位，供招标人编制招标文件时使用。
文本共分通用文本和专用文本。
通用文本包含了适用所有货物类采购的基本条款，具体内容包括:投标人须知、合同一般条款、合同格式和附件。
专用文本则是由招标人根据具体招标货物特点进行组织和编写，其中商务、技术方面的特别要求都在该文本中体现。具体内容包括投标邀请、投标人须知资料表、合同特殊条款和货物需求一览表及技术规格。
通用和专用文本分开的好处
把货物类招标文件分成通用和专业文本两本，在实际操作上的好处主要体现在5个方面:
第一，招标文件更加规范、统一、公开，体现了*采购公开、公平、公正原则。
第二，对招标人来说，不仅节省了精力，而且招标文件编制工作有了重点。依据招标文件范本，招标人编制招标文件时，没有必要把精力放在整个标书上，只需把重点放在专用文本，即把对招标货物的特殊要求编写好就行了。
第三，对投标人来说，因重点突出，废标率降低，使劳动有效性提高了。凡是参加金华市货物类*采购招投标的投标人，重点编制专用文本中规定的技术要求标书(称技术标)，并作出实质性的响应;科*用报价决策和技巧，编制完整、准确的投标报价(称商务标)。
第四，对评标人来说，可以节省时间和精力。对所有的投标人，通用文本都是一样的，把精力放在各投标人的技术标上就行了，免去了大量重复阅读标书的麻烦。
第五，从总体上说，通用本和专用本分开，“一分为二”，重点突出，采购周期缩短，效率提高。
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招标文件制作
不论是公开招标还是邀请招标，翻开所有的招标文件，第一部分内容的标题几
乎都是“投标邀请（函）”。因此往往有人错误地认为，该项目采用了邀请招标
的采购方式，但继续浏览招标文件才发现原来是公开招标。
公开招标的“招标公告”与招标文件的“投标邀请（函）”有何联系？专家
解释说，招标文件中的“投标邀请（函）”既包括招标公告也包括邀请招标中的
投标邀请函，在范本中两种称谓已合二为一，所以实践中形成了一种固定的格
式——投标邀请（函）。
如果把招标文件比作“考卷”，投标邀请（函）无疑相当于“报考须知”，不仅要提前发布，而且还要把考试的具体要求准确地概括并公示出去，以便吸引更多的符合条件者前来“报考”，达到充分竞争的目的。怎样写好“报考须知”呢？
内容宜概括且全面
投标邀请（函）其实是对采购需求的简要描述，如果在投标邀请（函）中能用凝练的语言把采购内容交代清楚，供应商看后往往一目了然，根据投标邀请（函）就能初步确定自是否有能力揽这个“瓷器活”，所以投标邀请（函）应尽量避免交代不清，以减少各方不便。
一般来说，尽管表述方式不同，但各地招标文件投标邀请（函）部分所包
括的主要内容大同小异。交代项目名称和项目编号基本是必不可少的第一步，如果项目要分标段进行，还要具体描述招标内容，如分为多少包，每包的标的（名称）是什么；招标文件由采购代理机构编制和发售，所以招标机构的名称、联系人（往往是项目负责人）名以及联系方式（有需要邮寄的，则表明具体的通讯地址）；投标邀请（函）一般以“受某委托”的形式明示了该项目的采购人；清晰列明获取招标文件的时间、地点和方式，如需要缴费，还要明确规定每份招标文件的价格；投标和开标的日期、地点以及投标截止间如果要以票据形式交付投标保证金，代理机构开户银行的具体信息也不能忽略。
专家提示，在投标截止时间后，应于括号中特别表明“北京时间”，否则容易引发争议。在某地曾经发生过这样一个案例，代理机构项目负责人的手表已到招标文件规定的截止间，于是关闭了开标室大门，结果随后而来的供应商直接找到代理机构负责人质疑，说自己的计时工具还不到截止时间，该负责人一看，果然还差一分钟。后经核实，是该项目负责人的手表比北京时间快了三分钟。无疑，括号内的四个简单汉字为该供应商捍卫自己的权利提供了依据。另外，在适当位置以特殊字号敬告投标供应商“逾期收到或不符合规定的投标文件恕不接受”也是必不可少的。
